Hvad gør en informationsagent?
En informationsagent er en public relations-professionel. Stillingen er designet som en direkte kommunikationslinje mellem offentligheden og en virksomhedsansat. Virksomheder med en servicekomponent, der genererer mange spørgsmål fra kunder, udpeger typisk en informationsagent til at give detaljer om tjenesten. Agenten er normalt autoriseret til at give specifikke oplysninger om virksomhedens drift, men er ikke autoriseret som en virksomhedstalsmand generelt eller til at tale om virksomhedspolitikken uden for det specifikke ekspertiseområde.
Så nyttig som det kan være at placere oplysninger på reklametavler, cirkulere dem skriftligt eller give en indspillet version af informationen, når folk ringer, oplever virksomheder ofte, at kunder vil tale med en levende person. Dette gælder især for serviceprodukter, hvor tilstrækkelig levering af service kan afhænge af de involverede personers ensartethed. I stedet for at forsøge at foregribe ethvert spørgsmål, der måtte komme, kan et firma ansætte en informationsagent for at tilfredsstille behovet for, at kunderne skal tale direkte med en virksomhedsrepræsentant.
Informationsagenter skal beherske et bestemt informationsorgan. De er ansvarlige for at håndtere spørgsmål om emnet fra kunder, offentligheden eller pressen. En informationsagent kan være ansvarlig for at udveksle spørgsmål personligt, over telefon eller elektronisk, via e-mail, online chat eller gennem forumindlæg på et websted.
For eksempel kan et firma, der leverer færgeservice, leje en informationsagent til at stille spørgsmål på internatstedet i løbet af servicetidene. Agenten kan blandt andet besvare spørgsmål om tidsplanen, bekvemmelighederne på båden og turens varighed og omkostninger. Selvom dette er den type information, som folk sandsynligvis kan finde på egen hånd ved at se på en trykt brochure, forbedrer kundeforholdet ved at stille en levende person til rådighed. Det hjælper også med at holde operationerne kørende i de tidspunkter, hvor der opstår usædvanlige spørgsmål, såsom om en person kan fiske ud af siden af færgen i løbet af turen.
Dette job betragtes typisk som en supportposition i kundeservicen eller PR-afdelingerne. Nogle virksomheder vil tackle de tilknyttede opgaver efter behov. F.eks. Kan en agent nogle gange kræves for at oprette kundeklager og aflægge rapporter til ledelsen. Han kan blive bedt om at foretage kundeservationer som en del af jobbet eller vedligeholde udvendige informationsskærme. Hans kerneopgaver vil være at give information, men andre opgaver kan tildeles ud fra den måde, virksomheden fungerer på.