Co robi agent informacyjny?

Agent informacyjny jest specjalistą ds. Public relations. Stanowisko to zostało zaprojektowane jako bezpośrednia linia komunikacji między społeczeństwem a pracownikiem firmy. Zazwyczaj firmy z komponentem usługi, który generuje wiele pytań od klientów, wyznaczą agenta informacyjnego, który dostarczy szczegółowe informacje na temat usługi. Agent jest zwykle upoważniony do udzielania określonych informacji na temat działalności firmy, ale nie jest upoważniony jako rzecznik firmy ogólnie ani do wypowiadania się na temat polityki firmy poza określonym obszarem specjalizacji.

Niezależnie od tego, jak pomocne może być publikowanie informacji na billboardach, rozpowszechnianie ich na piśmie lub dostarczanie nagranej wersji informacji, gdy ludzie dzwonią, firmy często uważają, że klienci chcą porozmawiać z żywą osobą. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku produktów usługowych, w których odpowiednie świadczenie usług może zależeć od osobliwości zaangażowanych osób. Zamiast próbować przewidzieć każde pytanie, które może się pojawić, firma może zatrudnić agenta informacyjnego, aby zaspokoić potrzebę bezpośredniej rozmowy z przedstawicielem firmy.

Agenci informacji muszą opanować określony zbiór informacji. Odpowiadają za obsługę pytań na ten temat od klientów, opinii publicznej lub prasy. Agent informacyjny może być odpowiedzialny za udzielanie odpowiedzi na pytania osobiście, przez telefon lub drogą elektroniczną, pocztą elektroniczną, czatem online lub poprzez posty na forum na stronie internetowej.

Na przykład firma świadcząca usługi promowe może wynająć agenta informacyjnego, który będzie odpowiadał na pytania w miejscu wejścia na pokład w godzinach pracy. Agent może odpowiedzieć między innymi na pytania dotyczące harmonogramu, udogodnień na łodzi oraz czasu podróży i kosztów. Chociaż jest to rodzaj informacji, które ludzie mogliby znaleźć na własną rękę, patrząc na drukowaną broszurę, udostępnienie żywej osoby poprawia relacje z klientami. Pomaga to również utrzymać płynność operacji w czasie, gdy pojawiają się nietypowe pytania, takie jak to, czy dana osoba może łowić z boku promu podczas podróży.

To zadanie jest zwykle uważane za stanowisko wsparcia w dziale obsługi klienta lub public relations. Niektóre firmy będą w miarę potrzeby podejmować powiązane obowiązki. Na przykład agent może czasami być zobowiązany do rozpatrzenia skarg klientów i złożenia raportów zarządowi. Można go poprosić o dokonanie rezerwacji klienta w ramach zlecenia lub o utrzymanie zewnętrznych wyświetlaczy informacji. Jego podstawowe obowiązki będą polegały na dostarczaniu informacji, ale inne obowiązki można przypisać na podstawie sposobu działania firmy.