Wat is een recordhouder?

Een recordhouder is een kantoormedewerker die informatie zoals rapporten, bestanden, vergadernotulen, grootboeken en diverse correspondentie gebruikt, organiseert en opslaat. Hij of zij is verantwoordelijk voor het overzichtelijk en gemakkelijk toegankelijk houden van archieven voor andere werknemers of externe partijen zoals advocaten die de informatie nodig kunnen hebben. De financiële boeken, bestanden en kwitanties van een bedrijf moeten fiscaal in een bijgewerkte volgorde worden bewaard door een archivaris.

Belastinggegevens moeten worden bijgehouden en voortdurend grondig worden bijgewerkt, inclusief uitsplitsingen van uitgaven. Financiële gegevens zoals bonnen zijn nodig om de informatie over aangiften vennootschapsbelasting te bewijzen. Het beheer van zakelijke financiële gegevens is onderverdeeld in de hoofdcategorieën van vorderingen en schulden. Debiteuren zijn betalingen door klanten, terwijl te betalen transacties uitrusting en andere items zijn die het bedrijf koopt.

Een recordhouder moet een lijst bijhouden van klanten die te laat zijn met hun betalingen, omdat dit een tekort of vermindering is van wat het bedrijf volgens de facturering had moeten ontvangen voor betalingen. Facturen worden uitgegeven op het moment dat een klant een goed of dienst ontvangt en zijn in opeenvolgende volgorde genummerd. Contantklanten betalen facturen onmiddellijk, terwijl klanten met een kredietrekening hun rekeningtotaal elke maand betalen of op een ander afgesproken schema. Recordhouders moeten er zeker van zijn dat alle facturen worden verantwoord; geannuleerde klantorders worden gemarkeerd als "ongeldig", terwijl afschriften worden uitgegeven aan kredietklanten. Verklaringen zijn documenten die regelmatig naar kredietklanten worden verzonden en die de bedragen bevatten die zij wel of niet hebben betaald voor facturen op hun kredietrekeningen.

Recordhouders categoriseren contant geld, verkoop, salarisadministratie en bedrijfsaankopen in gemakkelijk te vinden informatie die past in een algemeen systeem zoals geautomatiseerde boekhoudsoftware. In geautomatiseerde boekhoudsystemen kunnen recordhouders verantwoordelijk zijn voor het downloaden van de bankinformatie van een bedrijf in softwareprogramma's. Een andere veel voorkomende verantwoordelijkheid is het maken van een back-up van bestanden in geval van een kantoorbrand of andere noodsituatie. In sommige gevallen moet een recordhouder misschien nog enkele bonnen en items in een grootboek boeken. Recordhouders zijn vaak verantwoordelijk voor kleine contanten en houden de aankopen van kantoorbenodigdheden bij.

Een efficiënte recordhouder organiseert en archiveert items dagelijks in plaats van ontvangstbewijzen en informatie op te stapelen. Een dergelijke dagelijkse administratie is een belangrijk onderdeel van het werk van dit type kantoormedewerkers, maar er kunnen andere administratieve taken worden toegewezen. Recordhouders houden vaak minuten in vergaderingen voordat ze de informatie verspreiden en later opslaan.