Wat is een recordwachter?

Een recordwachter is een kantoormedewerker die werkt, organiseert en slaat informatie op, zoals rapporten, bestanden, vergaderingen, grootboeken en diverse correspondentie. Hij of zij is verantwoordelijk voor het ordelijk houden van gegevens en gemakkelijk toegankelijk voor andere werknemers, of externe partijen zoals advocaten die mogelijk de informatie nodig hebben. De financiële boeken, bestanden en bonnen van een bedrijf moeten door een recordwachter in een up-to-date bestelling worden bewaard voor belastingdoeleinden.

belastinggegevens moeten op een grondige manier worden bijgehouden en voortdurend bijgewerkt, inclusief afbraak van kosten. Financiële gegevens zoals ontvangsten zijn nodig om de informatie over de belastingaangiften van de bedrijfsbelasting te bewijzen. Business Financial Record Management is verdeeld in de belangrijkste categorieën van debiteerbaar en te betalen. Debiteuren is betaald door klanten, terwijl te betalen transacties apparatuur en andere artikelen zijn die het bedrijf koopt.

een recOrdkeeper moet een lijst bijhouden van klanten die te laat zijn in hun betalingen, omdat dit verantwoordelijk is voor een tekort of vermindering, wat het bedrijf had moeten ontvangen voor betalingen volgens de facturering. Facturen worden uitgegeven op het moment dat een klant een goed of service ontvangt en in opeenvolgende volgorde wordt geteld. Cash -klanten betalen onmiddellijk facturen, terwijl degenen met kredietrekeningen hun accounttotaal elke maand of een ander overeengekomen schema betalen. Recordkeepers moeten er zeker van zijn dat alle facturen worden verklaard; Alle geannuleerde klantopdrachten worden gemarkeerd als "ongeldig", terwijl verklaringen worden afgegeven aan kredietklanten. Verklaringen zijn documenten die regelmatig worden verzonden naar kredietklanten die de bedragen bevatten die ze hebben of niet hebben betaald voor facturen op hun kredietrekeningen.

Recordkeepers categoriseren contant geld, verkoop, salarisadministratie en bedrijfsaankopen in gemakkelijk te vinden informatie die past in een algemeen systeem zoals geautomatiseerde boekhoudsoftware. In geautomatiseerde boekhoudsystemen, DecordKeepERS kan verantwoordelijk zijn voor het downloaden van de bankinformatie van een bedrijf naar softwareprogramma's. Het back -up maken van bestanden in het geval van een kantoorbrand of een andere noodsituatie is een andere algemene verantwoordelijkheid. In sommige gevallen moet een archivering mogelijk nog steeds enkele bonnen en items in een geregeerd grootboekboek opnemen. Recordkeepers hebben vaak de leiding over kleine contant geld en houden de aankopen van kantoorvoorziening bij.

Een efficiënte recordwachter organiseert en bestaat dagelijks items in plaats van bonnen en informatie te laten stapelen. Een dergelijke dagelijkse dossier is een hoofddeel van het werk van dit soort kantoormedewerker, maar ander administratief werk kan worden toegewezen. Recordkeepers nemen vaak minuten op vergaderingen, voordat ze de informatie verspreiden en later opslaan.