레코드 키퍼 란?

레코드 키퍼는 보고서, 파일, 회의록, 원장 및 기타 통신과 같은 정보를 다루고 구성하고 저장하는 사무실 직원입니다. 그 / 그녀는 다른 근로자 또는 정보가 필요할 수있는 변호사와 같은 외부인이 쉽게 접근 할 수있을뿐만 아니라 기록을 질서있게 유지할 책임이 있습니다. 회사의 재정 장부, 파일 및 영수증은 세금 기록을 위해 레코드 담당자가 최신 순서로 보관해야합니다.

세금 기록은 지출 내역을 포함하여 철저한 방식으로 유지되고 지속적으로 업데이트되어야합니다. 회사 세금 보고서에 대한 정보를 증명하려면 영수증과 같은 재무 기록이 필요합니다. 사업 재무 기록 관리는 채권 및 채무의 주요 범주로 구분됩니다. 매출 채권은 고객이 지불하는 반면, 채무는 거래가 회사가 구매하는 장비 및 기타 품목입니다.

기록 보관 인은 지불 기한이 지난 고객 목록을 유지해야합니다. 이는 송장에 따라 회사가 지불해야하는 금액이 적거나 줄어들었기 때문입니다. 고객이 상품이나 서비스를받을 때 송장이 발행되고 순서대로 번호가 매겨집니다. 현금 고객은 즉시 인보이스를 지불하고 신용 계좌를 가진 고객은 매월 또는 일정에 따라 합의 된 금액을 지불합니다. 기록 보관 인은 모든 송장을 처리해야합니다. 취소 된 모든 고객 주문은 "void"로 표시되며, 고객에게 명세서는 발행됩니다. 명세서는 신용 계좌의 송장에 대해 지불했거나 지불하지 않은 금액을 포함하여 정기적으로 신용 고객에게 보내는 문서입니다.

레코드 키퍼는 현금, 판매, 급여 및 회사 구매를 전산 회계 소프트웨어와 같은 전체 시스템에 맞는 찾기 쉬운 정보로 분류합니다. 전산 회계 시스템에서, 기록 담당자는 회사의 은행 정보를 소프트웨어 프로그램으로 다운로드해야 할 책임이 있습니다. 사무실 화재 또는 기타 비상 사태에 대비 한 파일 백업은 또 다른 일반적인 책임입니다. 경우에 따라서는 기록 보관 인이 여전히 일부 원장 및 장부 장부에 영수증과 항목을 기록해야 할 수도 있습니다. 레코드 키퍼는 종종 소액 현금을 관리하고 사무용품 구매를 추적합니다.

효율적인 레코드 키퍼는 영수증과 정보를 쌓지 않고 매일 항목을 정리하고 정리합니다. 이러한 일일 기록 보관은이 유형의 사무직에서 중요한 부분이지만 다른 관리 작업이 할당 될 수 있습니다. 레코드 키퍼는 종종 정보를 배포하고 나중에 저장하기 전에 회의에서 몇 분이 걸립니다.