Co to jest rekordzista?

Prowadzący rejestr jest pracownikiem biura, który współpracuje, organizuje i przechowuje informacje, takie jak raporty, pliki, protokoły ze spotkań, księgi rachunkowe i różne rodzaje korespondencji. Jest on odpowiedzialny za utrzymywanie uporządkowanej dokumentacji, a także łatwo dostępnej dla innych pracowników lub stron zewnętrznych, takich jak prawnicy, którzy mogą potrzebować informacji. Księgi finansowe, akta i rachunki firmy muszą być przechowywane w aktualnym porządku przez księgowego do celów podatkowych.

Ewidencja podatkowa musi być prowadzona i stale aktualizowana w dokładny sposób, w tym w podziale wydatków. Dokumenty finansowe, takie jak paragony, są potrzebne do udowodnienia informacji na temat deklaracji podatkowych dla firm. Zarządzanie dokumentacją finansową przedsiębiorstwa jest podzielone na główne kategorie należności i zobowiązań. Należności to płatność dokonywana przez klientów, natomiast transakcje do zapłaty to sprzęt i inne przedmioty kupowane przez firmę.

Prowadzący rejestr musi prowadzić listę klientów, którzy zalegają z płatnościami, ponieważ stanowi to deficyt lub zmniejszenie kwoty otrzymywanej przez firmę z tytułu płatności zgodnie z fakturowaniem. Faktury wystawiane są w momencie otrzymania towaru lub usługi przez klienta i są ponumerowane w kolejności. Klienci gotówkowi płacą faktury natychmiast, a ci z rachunkami kredytowymi płacą łącznie za swoje konta co miesiąc lub w innym uzgodnionym terminie. Osoby prowadzące rejestr muszą upewnić się, że wszystkie faktury są rozliczone; wszelkie anulowane zamówienia klientów są oznaczone jako „nieważne”, zaś wyciągi są wydawane klientom kredytowym. Wyciągi to dokumenty wysyłane regularnie do klientów kredytowych, które zawierają kwoty, które zapłacili lub nie zapłacili za faktury na swoich rachunkach kredytowych.

Rekordziści dzielą gotówkę, sprzedaż, płace i zakupy firmowe na łatwe do zlokalizowania informacje, które pasują do ogólnego systemu, takiego jak skomputeryzowane oprogramowanie księgowe. W skomputeryzowanych systemach księgowych osoby prowadzące rejestr mogą być odpowiedzialne za pobieranie informacji bankowych firmy do programów. Tworzenie kopii zapasowych plików na wypadek pożaru w biurze lub innego nagłego wypadku to kolejna wspólna odpowiedzialność. W niektórych przypadkach prowadzący rejestr może nadal potrzebować ręcznie zapisać niektóre rachunki i przedmioty w księdze rachunkowej. Rekordziści często odpowiadają za drobną gotówkę i śledzą zakupy materiałów biurowych.

Wydajny prowadzący rejestr organizuje i archiwizuje przedmioty codziennie, zamiast gromadzić rachunki i informacje. Takie codzienne prowadzenie dokumentacji jest główną częścią tego rodzaju pracy pracownika biurowego, ale można zlecić inne prace administracyjne. Rejestratorzy często poświęcają minuty na spotkania, zanim rozdają i przechowują informacje.