Hvad er en pladsejer?
En pladsejer er en kontormedarbejder, der arbejder med, organiserer og gemmer information såsom rapporter, filer, mødereferater, hovedbøger og diverse korrespondenter. Han eller hun er ansvarlig for at føre optegnelser ordentligt såvel som let tilgængelige for andre arbejdstagere eller eksterne parter såsom advokater, der muligvis har brug for informationen. En virksomheds økonomiske bøger, filer og kvitteringer skal opbevares i en ajourført rækkefølge af en regnskabsfører til skatteformål.
Skatteregistreringer skal føres og opdateres konstant på en grundig måde, herunder fordeling af udgifter. Finansielle poster såsom kvitteringer er nødvendige for at bevise oplysningerne om selskabsangivelser. Forvaltning af økonomiske poster er opdelt i hovedkategorierne af tilgodehavende og skyldige. Tilgodehavender er betaling, der foretages af kunder, mens betalte transaktioner er udstyr og andre varer, som virksomheden køber.
En pladsejer skal føre en liste over klienter, der er forfaldne i deres betalinger, fordi dette tegner sig for et underskud eller reduktion af, hvad virksomheden skulle have modtaget for betalinger i henhold til dens fakturering. Fakturaer udstedes på det tidspunkt, hvor en kunde modtager en vare eller service og nummereres i rækkefølge. Kontantkunder betaler straks fakturaer, mens de med kreditkonti betaler deres konto i alt hver måned eller anden aftalt tidsplan. Registreringshavere skal være sikre på, at alle fakturaer er bogført; eventuelle annullerede kundeordrer markeres som "ugyldige", mens erklæringer udstedes til kreditkunder. Udsagn er dokumenter, der regelmæssigt sendes til kreditkunder, der inkluderer de beløb, de har eller ikke har betalt til fakturaer på deres kreditkonti.
Rekordmænd kategoriserer kontanter, salg, lønningslister og virksomhedsopkøb i let at finde information, der passer ind i et overordnet system, såsom edb-bogføringssoftware. I edb-regnskabssystemer er det muligvis journalister, der er ansvarlige for at downloade et virksomheds bankoplysninger til softwareprogrammer. Sikkerhedskopiering af filer i tilfælde af brand eller anden nødsituation er et andet fælles ansvar. I nogle tilfælde kan en pladsejer stadig have brug for at registrere nogle kvitteringer og genstande i en styret hovedbog. Rekorder er ofte ansvarlige for små kontanter og holder styr på indkøb af kontorartikler.
En effektiv pladsejer organiserer og arkiverer genstande dagligt i stedet for at lade kvitteringer og information hænge sammen. Sådan daglig journalføring er en hoveddel af denne type kontorarbejderjob, men der kan muligvis tildeles andet administrativt arbejde. Rekordmænd tager ofte minutter på møderne, før de distribueres og senere opbevares informationen.