Was ist ein Rekordhalter?
Ein Protokollführer ist ein Büroangestellter, der Informationen wie Berichte, Akten, Sitzungsprotokolle, Geschäftsbücher und verschiedene Korrespondenz bearbeitet, organisiert und speichert. Er oder sie ist dafür verantwortlich, Aufzeichnungen ordentlich zu führen und für andere Arbeitnehmer oder Dritte, wie Anwälte, die die Informationen benötigen, leicht zugänglich zu machen. Die Finanzbücher, Akten und Belege eines Unternehmens müssen aus steuerlichen Gründen von einem Buchhalter in einer aktuellen Reihenfolge geführt werden.
Die Steuerunterlagen müssen sorgfältig geführt und ständig aktualisiert werden, einschließlich der Aufschlüsselung der Ausgaben. Finanzunterlagen wie Quittungen werden benötigt, um die Angaben zur Unternehmenssteuererklärung zu belegen. Das betriebliche Finanzaktenmanagement ist in die Hauptkategorien Forderungen und Verbindlichkeiten unterteilt. Debitorenbuchhaltung ist die Zahlung durch Kunden, während zahlbare Transaktionen Ausrüstungsgegenstände und andere Gegenstände sind, die das Unternehmen kauft.
Ein Buchhalter muss eine Liste der Kunden führen, deren Zahlungen überfällig sind, da dies ein Defizit oder eine Verringerung der Zahlungen des Unternehmens gemäß seiner Rechnungsstellung zur Folge hat. Rechnungen werden zu dem Zeitpunkt ausgestellt, an dem ein Kunde eine Ware oder Dienstleistung erhält, und werden in fortlaufender Reihenfolge nummeriert. Bargeldkunden zahlen Rechnungen sofort, während diejenigen mit Guthabenkonten monatlich oder nach einem anderen vereinbarten Zeitplan ihre Gesamtsumme zahlen. Die Protokollführer müssen sicherstellen, dass alle Rechnungen verbucht werden. Stornierte Kundenaufträge werden als "ungültig" gekennzeichnet, während Kontoauszüge an Kreditkunden ausgestellt werden. Kontoauszüge sind Dokumente, die regelmäßig an Kreditkunden gesendet werden und die die Beträge enthalten, die sie auf Rechnungen auf ihren Kreditkonten gezahlt haben oder noch nicht gezahlt haben.
Archivare kategorisieren Bargeld, Verkäufe, Gehaltsabrechnungen und Unternehmenskäufe in leicht auffindbare Informationen, die in ein Gesamtsystem wie eine computergestützte Buchhaltungssoftware passen. In rechnergestützten Buchhaltungssystemen können die Buchhalter dafür verantwortlich sein, die Bankinformationen eines Unternehmens in Softwareprogramme herunterzuladen. Das Sichern von Dateien im Falle eines Brandes im Büro oder eines anderen Notfalls ist eine weitere gemeinsame Aufgabe. In einigen Fällen muss ein Buchhalter möglicherweise noch einige Belege und Posten in einem Buch mit Verfügungsrechten erfassen. Die Schreiber sind häufig für die Kassenabwicklung zuständig und überwachen die Einkäufe von Büromaterial.
Ein effizienter Protokollführer organisiert und archiviert Artikel täglich, anstatt Belege und Informationen stapeln zu lassen. Eine solche tägliche Aufzeichnung ist ein Hauptbestandteil dieser Art von Büroangestellter, es kann jedoch auch eine andere administrative Arbeit zugewiesen werden. Protokollführer nehmen sich bei Besprechungen oft einige Minuten Zeit, bevor sie die Informationen verteilen und später speichern.