レコードキーパーとは？

レコードキーパーとは、レポート、ファイル、会議議事録、台帳、その他の通信などの情報を操作、整理、保存する会社員です。 彼または彼女は、記録を整頓し、他の労働者、または情報を必要とする弁護士などの外部関係者が簡単にアクセスできるようにする責任があります。 会社の財務簿、ファイル、領収書は、税務上、記録係によって最新の順序で保管する必要があります。

税記録は維持され、費用の内訳を含む徹底的な方法で絶えず更新されなければなりません。 会社の納税申告に関する情報を証明するには、領収書などの財務記録が必要です。 ビジネスの財務記録管理は、売掛金と買掛金の主要カテゴリに分類されます。 売掛金は顧客による支払いであり、買掛金は会社が購入する機器やその他のアイテムです。

レコードキーパーは、支払いが期限切れになっているクライアントのリストを維持する必要があります。これは、請求書によると、会社が支払いに対して受け取るべき額の赤字または減少を説明するためです。 請求書は、顧客が商品またはサービスを受け取ったときに発行され、連続した番号が付けられます。 現金のお客様はすぐに請求書をお支払いいただきますが、クレジットアカウントをお持ちのお客様は毎月またはその他の合意されたスケジュールでアカウントの合計をお支払いいただきます。 レコードキーパーは、すべての請求書が説明されていることを確認する必要があります。 キャンセルされた顧客注文はすべて「void」としてマークされ、ステートメントは顧客にクレジットするために発行されます。 明細書は、定期的にクレジットクライアントに送信されるドキュメントであり、クレジットアカウントの請求書に対して支払った金額または支払っていない金額が含まれています。

レコードキーパーは、現金、売上、給与、会社の購入を、コンピューター化された会計ソフトウェアなどのシステム全体に適合する、見つけやすい情報に分類します。 コンピューター化された会計システムでは、記録係が会社の銀行情報をソフトウェアプログラムにダウンロードする責任を負います。 別の一般的な責任は、オフィスの火災またはその他の緊急事態の場合にファイルをバックアップすることです。 場合によっては、記録管理者が領収書とアイテムを支配元帳に手で記録する必要があるかもしれません。 レコードキーパーはしばしば小口現金を担当し、事務用品の購入を追跡します。

効率的な記録管理者は、領収書や情報を積み上げるのではなく、アイテムを毎日整理してファイルします。 このような毎日の記録管理は、このタイプのオフィスワーカーの仕事の主要部分ですが、他の管理作業が割り当てられる場合があります。 レコードキーパーは、情報を配信して後で保存する前に、会議で数分かかることがよくあります。