Wat is een uitvoerend secretaris?

Een directiesecretaresse is een persoon die werkt als administratief medewerker voor een topmanager. Dit is meestal geen secretariële functie op instapniveau. Doorgaans vereist deze functie jarenlange ervaring als secretaris van overwegend hooggeplaatste ambtenaren. De taken van een uitvoerend secretaris kunnen die van een traditioneel secretaris verlengen. Hoewel ervaring een bijdragende factor kan zijn, kunnen sommige werkgevers een universitaire opleiding vereisen om deze functie te verkrijgen.

Afstuderen aan de middelbare school is meestal de minste hoeveelheid acceptabel onderwijs om als directiesecretaresse te werken. Terwijl op de middelbare school, kan het individu uitblinken in zakelijke en computer-gerelateerde cursussen. Aangezien het veld voor directiesecretaressen concurrerend kan zijn, kan het behalen van een universitair diploma een individu een voordeel bieden voor het veiligstellen van een baan. Sommige individuen kunnen ervoor kiezen om een ​​associatie van twee jaar na te streven, terwijl anderen kunnen kiezen voor een bachelor van vier jaar. Veel mensen die deze functie als loopbaan zoeken, kunnen zich inschrijven voor een bedrijfsgerelateerd programma, zoals bedrijfsadministratie, bedrijfsbeheer of kantooradministratie.

In de meeste gevallen is de directiesecretaresse de rechterhand van een topman in een bedrijf of instelling. De secretaresse is vaak de drijvende kracht achter de schermen en zorgt ervoor dat het bedrijf elke dag soepel loopt. Er zijn veel taken uitgevoerd door een uitvoerend assistent in deze functie. Enkele van de meest voorkomende taken van dit type secretaresse zijn het typen van letters namens zijn of haar baas, het maken van formulieren, het samenstellen van spreadsheets en het aannemen van berichten. Bovendien kan de secretaris administratieve ondersteuning bieden aan andere leidinggevenden op de afdeling.

Soms vindt een directiesecretaresse zichzelf in een directiekamer en doet hij meer dan alleen maar enkele minuten. De secretaris moet mogelijk in een vergadering aanwezig zijn in afwezigheid van zijn of haar baas en hem of haar vertegenwoordigen. Hoewel de secretaresse alleen naar de vergadering kan luisteren en aantekeningen kan maken om terug te leveren aan de baas, moeten sommigen misschien een actieve rol spelen, zoals een toespraak houden of een presentatie geven. Om deze reden besteden veel bazen veel tijd aan het trainen van hun secretaresse om ervoor te zorgen dat de persoon een leidende positie kan innemen indien nodig in zijn afwezigheid.

In tegenstelling tot de meeste traditionele secretaresses, kan een directiesecretaresse tijd doorbrengen met het correleren van activiteiten voor de directie buiten het kantoor. Sommige secretaresses zijn verantwoordelijk voor het maken van reisarrangementen voor hun baas. Dit kan het plannen van vluchten, het maken van hotelarrangementen en het plannen van autoservice omvatten. Vaak kan de secretaris ook assistentie verlenen aan de leidinggevende bij kwesties die betrekking hebben op zijn of haar persoonlijke leven. De secretaris kan bijvoorbeeld afspraken met de arts plannen, dinerafspraken maken en de afwezigheidsbijeenkomsten coördineren voor de directeur.