Wat is een uitvoerend secretaris?

Een uitvoerend secretaris is een persoon die werkt als administratief assistent voor een topmanager. Dit is over het algemeen geen secretariële positie op instapniveau. Doorgaans zal deze baan vele jaren van ervaring als secretaresse voor overwegend hooggeplaatste ambtenaren oproepen. De taken van een uitvoerende secretaris kunnen die van een traditionele secretaris uitbreiden. Hoewel ervaring een bijdragende factor kan zijn, kunnen sommige werkgevers een universitaire opleiding nodig hebben om deze functie te krijgen.

Afstuderen van de middelbare school is meestal de minste hoeveelheid acceptabel onderwijs om als uitvoerend secretaris te werken. In de middelbare school kan het individu uitblinken in zakelijke en computergerelateerde cursussen. Aangezien het veld voor uitvoerende secretaresses concurrerend kan zijn, kan het behalen van een universitair diploma een individu enig voordeel geven voor het beveiligen van een baan. Sommige personen kunnen ervoor kiezen om een ​​tweejarige Associate's degree na te streven, terwijl anderen kunnen kiezen voor een bachelordiploma van vier jaar. Veel mensen die op zoek zijn naar deze positieIon als carrière kan zich inschrijven voor een bedrijfsgerelateerd programma, zoals bedrijfskunde, bedrijfsbeheer of kantooradministratie.

In de meeste gevallen is de uitvoerende secretaris de rechterhand of vrouw van een topmanager in een bedrijf of vestiging. De secretaris is vrij vaak de drijvende kracht achter de schermen en zorgt ervoor dat het bedrijf dagelijks soepel verloopt. Er zijn veel taken gedaan door een uitvoerend assistent in deze functie. Enkele van de meest voorkomende taken van dit type secretaris kunnen het typen van brieven omvatten namens zijn of haar baas, het maken van vormen, het samenstellen van spreadsheets en het nemen van berichten. Bovendien kan de secretaris administratieve ondersteuning bieden aan andere leidinggevenden van de afdeling.

Soms kan een uitvoerende secretaris zich in een directiekamer bevinden die meer doet dan alleen minuten nemen. De secretaris moet misschien zittenn op een vergadering in afwezigheid van zijn of haar baas en vertegenwoordigen hem of haar. Hoewel de secretaresse misschien alleen maar luistert op de vergadering en aantekeningen maakt om terug te leveren aan de baas, moeten sommigen misschien een actieve rol spelen, zoals het geven van een toespraak of het geven van een presentatie. Om deze reden besteden veel bazen veel tijd aan het trainen van hun secretaris om ervoor te zorgen dat de persoon een leidende positie kan innemen indien nodig in hun afwezigheid.

In tegenstelling tot de meeste traditionele secretaresses kan een uitvoerend secretaris tijd besteden aan het correleren van activiteiten voor de directeur buiten het kantoor. Sommige secretaresses zijn verantwoordelijk voor het maken van reisarrangementen voor hun baas. Dit kan het plannen van vluchten omvatten, hotelregelingen maken en autoservice planning. Vaak kan de secretaris de uitvoerende macht ook bijstand bieden met problemen met betrekking tot zijn of haar persoonlijke leven. De secretaris kan bijvoorbeeld doktersafspraken plannen, diner regelingen maken en buitenkantoorbijeenkomsten coördineren voor deExecutive.