Che cos'è un segretario esecutivo?
Un segretario esecutivo è una persona che lavora come assistente amministrativo per un dirigente. Questa non è generalmente una posizione di segreteria di livello base. In genere, questo lavoro richiederà molti anni di esperienza come segretario per funzionari prevalentemente di alto livello. I doveri di un segretario esecutivo possono estendere quelli di un segretario tradizionale. Sebbene l'esperienza possa essere un fattore che contribuisce, alcuni datori di lavoro potrebbero richiedere un'istruzione universitaria per ottenere questa posizione.
La laurea al liceo è generalmente la quantità minima di istruzione accettabile per lavorare come segretaria esecutiva. Durante il liceo, l'individuo potrebbe aver eccelso in corsi aziendali e informatici. Dato che il campo per i segretari esecutivi può essere competitivo, ottenere un diploma universitario può offrire a un individuo un certo vantaggio per assicurarsi un lavoro. Alcune persone possono scegliere di perseguire una laurea biennale, mentre altre possono optare per una laurea triennale. Molte persone che cercano questa posizione come carriera possono iscriversi a un programma relativo alle imprese, come l'amministrazione aziendale, la gestione aziendale o l'amministrazione degli uffici.
Nella maggior parte dei casi, il segretario esecutivo è l'uomo o la mano destra di un dirigente di alto livello in un'azienda o stabilimento. Il segretario è abbastanza spesso la forza trainante dietro le quinte, garantendo che l'attività si svolga senza intoppi su base giornaliera. Ci sono molti compiti svolti da un assistente esecutivo in questa posizione. Alcuni dei compiti più comuni di questo tipo di segretaria possono includere la digitazione di lettere per conto del proprio capo, la creazione di moduli, la compilazione di fogli di calcolo e la ricezione di messaggi. Inoltre, il segretario può fornire supporto amministrativo ad altri dirigenti del dipartimento.
A volte, un segretario esecutivo può trovarsi all'interno di una sala del consiglio facendo molto più che prendere solo dei minuti. Il segretario potrebbe dover partecipare a una riunione in assenza del proprio capo e rappresentarlo. Mentre il segretario può solo ascoltare la riunione e prendere appunti per consegnare al capo, alcuni potrebbero dover svolgere un ruolo attivo, come tenere un discorso o fare una presentazione. Per questo motivo, molti capi impiegano molto tempo ad addestrare il loro segretario per assicurarsi che la persona possa assumere una posizione di comando se necessario in loro assenza.
A differenza della maggior parte dei segretari tradizionali, un segretario esecutivo può trascorrere del tempo correlando le attività per il dirigente fuori dall'ufficio. Alcuni segretari saranno responsabili per l'organizzazione del viaggio per il loro capo. Ciò può includere la pianificazione di voli, l'organizzazione di hotel e la pianificazione del servizio auto. Spesso, il segretario può anche fornire assistenza al dirigente in merito a questioni riguardanti la sua vita personale. Ad esempio, il segretario può programmare appuntamenti con il medico, prendere accordi per la cena e coordinare riunioni fuori sede per l'esecutivo.