Hvad er en administrerende sekretær?

En udøvende sekretær er en person, der arbejder som administrativ assistent for en øverste direktør. Dette er generelt ikke en sekretærposition på indgangsniveau. Dette job kræver typisk mange års erfaring som sekretær for overvejende højtstående embedsmænd. En udøvende sekretærs job kan udvide en traditionel sekretærs opgaver. Selvom erfaring kan være en medvirkende faktor, kan nogle arbejdsgivere kræve en universitetsuddannelse for at få denne stilling.

Uddannelse fra gymnasiet er normalt den mindst mulige acceptable uddannelse til at arbejde som eksekutivsekretær. Mens han er i gymnasiet, kan den enkelte have udmærket sig i forretnings- og computerrelaterede kurser. Da feltet for eksekutivsekretærer kan være konkurrencedygtigt, kan det at få en collegeeksamen give en enkeltperson en vis fordel for at sikre et job. Nogle personer kan vælge at forfølge en to-årig associeret grad, mens andre kan vælge en fire-årig bachelorgrad. Mange mennesker, der søger denne position som en karriere, kan tilmelde sig et forretningsrelateret program, såsom forretningsadministration, forretningsadministration eller kontoradministration.

I de fleste tilfælde er den udøvende sekretær den højre mand eller kvinde til den øverste ledende leder i en virksomhed eller virksomhed. Sekretæren er ofte den drivende kraft bag kulisserne, og sikrer, at virksomheden kører glat dagligt. Der er mange opgaver, der udføres af en udøvende assistent i denne stilling. Nogle af de mest almindelige opgaver for denne type sekretær kan omfatte at skrive breve på hans eller hendes boss vegne, lave formularer, udarbejde regneark og tage meddelelser. Derudover kan sekretæren yde administrativ støtte til andre ledere i afdelingen.

Undertiden kan en udøvende sekretær finde sig selv inde i et bestyrelsesrum, der gør mere end bare at tage minutter. Sekretæren kan være nødt til at sidde på et møde i mangel af hans eller hendes chef og repræsentere ham eller hende. Mens sekretæren måske kun lytter til på mødet og tager notater for at levere tilbage til chefen, er nogle måske nødt til at spille en aktiv rolle, såsom at holde en tale eller holde en præsentation. Af denne grund bruger mange chefer en hel del tid på at uddanne sin sekretær for at sikre, at personen kan indtage en lederposition, hvis det kræves i deres fravær.

I modsætning til de fleste traditionelle sekretærer kan en udøvende sekretær bruge tid på at korrelere aktiviteter for den udøvende uden for kontoret. Nogle sekretærer er ansvarlige for at arrangere rejsearrangementer for deres chef. Dette kan omfatte planlægningsflyvninger, arrangere hotelarrangementer og planlægge bilservice. Ofte kan sekretæren også yde hjælp til den udøvende med spørgsmål, der vedrører hans eller hendes personlige liv. For eksempel kan sekretæren planlægge lægeaftaler, arrangere middagsarrangementer og koordinere møder uden for kontoret for den udøvende.