Was ist ein Executive Secretary?
Eine Exekutivsekretärin ist eine Person, die als Verwaltungsassistentin für eine Führungskraft arbeitet. Dies ist im Allgemeinen keine Einstiegsposition im Sekretariat. In der Regel erfordert dieser Job langjährige Erfahrung als Sekretär für überwiegend hochrangige Beamte. Die Aufgaben eines Exekutivsekretärs können die eines traditionellen Sekretärs erweitern. Obwohl Erfahrung ein Faktor sein kann, können einige Arbeitgeber eine Hochschulausbildung benötigen, um diese Position zu erhalten.
Der Abschluss der High School ist in der Regel die geringste akzeptable Bildung, um als Geschäftsführer zu arbeiten. Während der Highschool-Zeit hat sich die Person möglicherweise in Business- und Computerkursen hervorgetan. Da das Feld für Geschäftsführer wettbewerbsfähig sein kann, kann der Erwerb eines Hochschulabschlusses einem Einzelnen einen Vorteil für die Sicherung eines Arbeitsplatzes verschaffen. Einige Personen streben möglicherweise einen zweijährigen Associate-Abschluss an, während andere sich für einen vierjährigen Bachelor-Abschluss entscheiden. Viele Menschen, die diese Position als Karriere anstreben, können sich für ein geschäftsbezogenes Programm einschreiben, z. B. für Betriebswirtschaft, Unternehmensführung oder Büroverwaltung.
In den meisten Fällen ist der Geschäftsführer der rechte Mann oder die rechte Frau eines hochrangigen Leiters eines Unternehmens oder einer Einrichtung. Die Sekretärin ist nicht selten die treibende Kraft hinter den Kulissen und sorgt dafür, dass das Geschäft im Alltag reibungslos läuft. Es gibt viele Aufgaben, die ein Assistent der Geschäftsleitung in dieser Position erledigt. Zu den häufigsten Aufgaben dieser Art von Sekretärin gehören das Schreiben von Briefen im Namen ihres Chefs, das Erstellen von Formularen, das Erstellen von Tabellen und das Entgegennehmen von Nachrichten. Darüber hinaus kann die Sekretärin anderen Führungskräften in der Abteilung administrative Unterstützung gewähren.
Manchmal befindet sich eine Geschäftsführerin oder ein Geschäftsführer in einem Sitzungssaal, der mehr als nur Minuten in Anspruch nimmt. Möglicherweise muss der Sekretär in Abwesenheit seines Chefs an einer Besprechung teilnehmen und ihn vertreten. Während die Sekretärin möglicherweise nur die Besprechung mithört und sich Notizen macht, um sie an den Chef zurückzusenden, müssen einige eine aktive Rolle spielen, z. B. eine Rede halten oder eine Präsentation halten. Aus diesem Grund verbringen viele Chefs viel Zeit damit, ihre Sekretärin zu schulen, um sicherzustellen, dass die Person bei Bedarf in ihrer Abwesenheit eine Führungsposition einnehmen kann.
Im Gegensatz zu den meisten herkömmlichen Sekretärinnen verbringt eine Exekutivsekretärin möglicherweise Zeit damit, Aktivitäten für die Exekutive außerhalb des Büros zu korrelieren. Einige Sekretäre sind für die Reisevorbereitungen für ihren Chef verantwortlich. Dies kann das Planen von Flügen, das Treffen von Hotelarrangements und das Planen von Autoservices umfassen. Oft kann die Sekretärin der Führungskraft auch bei Fragen zu ihrem persönlichen Leben behilflich sein. Beispielsweise kann die Sekretärin Arzttermine vereinbaren, Abendessen arrangieren und Abwesenheitstreffen für die Führungskraft koordinieren.