Vad är en verkställande sekreterare?

En verkställande sekreterare är en person som arbetar som administrativ assistent för en toppchef. Detta är i allmänhet inte en sekretariatsposition på startnivå. Vanligtvis kommer detta jobb att kräva många års erfarenhet som sekreterare för övervägande högt anställda tjänstemän. En verkställande sekreterares arbetsuppgifter kan utvidga en traditionell sekreterares uppgifter. Även om erfarenhet kan vara en bidragande faktor, kan vissa arbetsgivare kräva en högskoleutbildning för att få denna position.

Examen från gymnasiet är vanligtvis den minsta mängden acceptabel utbildning för att arbeta som verkställande sekreterare. I gymnasiet kan individen ha utmärkt sig i affärs- och datorelaterade kurser. Eftersom fältet för verkställande sekreterare kan vara konkurrenskraftigt kan det att få en högskoleexamen ge en individ en viss fördel för att säkra ett jobb. Vissa individer kan välja att följa en tvåårig associerad examen, medan andra kan välja en fyraårig kandidatexamen. Många som söker denna position som en karriär kan registrera sig i ett företagsrelaterat program, till exempel företagsadministration, företagsledning eller kontorsadministration.

I de flesta fall är den verkställande sekreteraren den högra mannen eller kvinnan till en högst rankad verkställande i ett företag eller anläggning. Sekreteraren är ganska ofta drivkraften bakom kulisserna och ser till att verksamheten går smidigt på en daglig basis. Det finns många uppgifter som utförs av en verkställande assistent i denna position. Några av de vanligaste uppgifterna för denna typ av sekreterare kan inkludera att skriva brev för hans eller hennes chef, göra formulär, sammanställa kalkylblad och ta meddelanden. Dessutom kan sekreteraren ge administrativt stöd till andra chefer på avdelningen.

Ibland kan en verkställande sekreterare befinna sig i ett styrelserum som gör mer än att bara ta några minuter. Sekreteraren kan behöva sitta på ett möte i frånvaro av hans eller hennes chef och företräda honom eller henne. Medan sekreteraren bara kan lyssna på på mötet och ta anteckningar för att leverera tillbaka till chefen, kan vissa behöva spela en aktiv roll, till exempel att hålla ett tal eller hålla en presentation. Av denna anledning lägger många chefer mycket tid på att utbilda sin sekreterare för att säkerställa att personen kan anta en ledarposition om det behövs i sin frånvaro.

Till skillnad från de flesta traditionella sekreterare kan en verkställande sekreterare spendera tid på att korrelera aktiviteter för verkställande direktören utanför kontoret. Vissa sekreterare kommer att ansvara för att ordna researrangemang för sin chef. Detta kan inkludera schemaläggningsflyg, arrangera hotellarrangemang och schemalägga biltjänster. Ofta kan sekreteraren också hjälpa verkställande direktören i frågor som rör hans eller hennes personliga liv. Exempelvis kan sekreteraren schemalägga läkarbesättningar, ordna middagar och samordna kontorsmöten för verkställande direktören.