Co je výkonný tajemník?
Výkonný tajemník je osoba, která pracuje jako administrativní asistent nejvyššího vedoucího pracovníka. Toto obecně není pozice sekretářky na úrovni vstupu. Tato práce si obvykle vyžádá mnoho let zkušeností jako sekretářka převážně vysokých úředníků. Pracovní povinnosti výkonného tajemníka mohou rozšířit povinnosti tradičního tajemníka. Přestože zkušenosti mohou být přispívajícím faktorem, někteří zaměstnavatelé mohou pro získání této pozice vyžadovat vysokoškolské vzdělání.
Maturita na střední škole je obvykle nejméně přijatelné vzdělání pro výkon funkce sekretáře. Během střední školy může jedinec vynikat v obchodních a počítačových kurzech. Vzhledem k tomu, že pole pro výkonné tajemníky může být konkurenceschopné, může získání vysokoškolského titulu poskytnout jednotlivci určitou výhodu pro zajištění práce. Někteří jednotlivci se mohou rozhodnout pokračovat v dvouletém přidruženém studiu, zatímco jiní si mohou zvolit čtyřletý bakalářský titul. Mnoho lidí usilujících o tuto pozici jako kariéra se může zapsat do obchodního programu, jako je obchodní administrativa, správa podniků nebo administrativa.
Ve většině případů je výkonným tajemníkem ten pravý muž nebo žena k nejvyššímu vedoucímu pracovníkovi v podniku nebo provozovně. Sekretářka je často hnací silou v zákulisí a zajišťuje, aby obchod fungoval hladce každý den. V této pozici vykonává výkonný asistent mnoho úkolů. Některé z nejčastějších povinností tohoto typu tajemníka mohou zahrnovat psaní dopisů jménem jeho šéfa, vytváření formulářů, sestavování tabulek a přijímání zpráv. Sekretář může navíc poskytovat administrativní podporu dalším vedoucím pracovníkům oddělení.
Výkonná sekretářka se někdy může ocitnout uvnitř zasedací místnosti, která dělá víc než jen pár minut. Tajemník možná bude muset zasednout na schůzi, pokud nebude jeho šéf, a bude jej zastupovat. Zatímco sekretářka může na schůzi poslouchat pouze a dělat si poznámky, aby se vrátila šéfovi, někteří možná budou muset hrát aktivní roli, jako je přednes řeči nebo prezentace. Z tohoto důvodu mnoho šéfů tráví hodně času školením svého sekretáře, aby zajistilo, že osoba může zaujmout vedoucí postavení, pokud je to vyžadováno v jejich nepřítomnosti.
Na rozdíl od většiny tradičních tajemníků může výkonný tajemník trávit čas korelačními činnostmi pro vedoucího pracovníka mimo kancelář. Někteří tajemníci budou odpovědní za zajištění cestovního plánu pro svého šéfa. To může zahrnovat plánování letů, uspořádání hotelů a plánování autoservisu. Tajemník může často poskytnout pomoc exekutivě v záležitostech týkajících se jeho osobního života. Tajemník může například naplánovat schůzky s lékařem, dohodnout si večeři a koordinovat mimopracovní schůzky exekutivy.