Hoe kies ik de beste GAAP-software?

Technologie is uiterst voordelig voor bedrijven die algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) in het bedrijfsleven moeten gebruiken en volgen. GAAP-software vertegenwoordigt specifieke soorten technologie die een bedrijf kan gebruiken om financiële informatie elektronisch vast te leggen. Het kiezen van de beste GAAP-software kan items omvatten zoals kosten, gebruik en beschikbaarheid voor upgrades in de toekomst. Door het gebruik van technologie in de hedendaagse zakelijke omgeving kunnen zowel kleine als grote bedrijven boekhoudsoftware gebruiken. In sommige gevallen kan een accountantskantoor nuttig zijn om te beslissen welke software het beste is voor het bedrijf.

Hoewel de technologiekosten voor bepaalde software of hardware kunnen blijven dalen naarmate de technologie verbetert, kan GAAP-software soms onbetaalbaar zijn. Kleine bedrijven hebben bijvoorbeeld meestal niet de middelen die nodig zijn om een ​​boekhoudsoftwarepakket volledig te implementeren. Wanneer kosten een probleem worden, kan een bedrijf besluiten om GAAP-software te kiezen die klein begint en vervolgens andere stukken aan het oorspronkelijke pakket toevoegen. Een klein bedrijf kan bijvoorbeeld beginnen met een of twee boekhoudsoftwaremodules tegen lage kosten en vervolgens meer kopen als het bedrijf groeit. Grotere bedrijven kunnen de softwaretechnologie ook op een vergelijkbare manier gebruiken, klein beginnen en meer stukken krijgen als dat nodig is.

Het gebruik van GAAP-software kan ook de keuze voor technologie in de bedrijfsactiviteiten van een bedrijf beïnvloeden. In sommige gevallen kan GAAP-software worden aanbevolen van openbare accountantskantoren of de Financial Accounting Standards Board (FASB), de organisatie die verantwoordelijk is voor het maken van GAAP. Deze aanbevelingen zijn het belangrijkst voor bedrijven die werkzaam zijn in technische industrieën met specifieke boekhoudprocessen voor bedrijfsinformatie. Een bedrijf moet bijvoorbeeld dezelfde boekhoudsoftware gebruiken als zijn openbare boekhoudkantoor, dus de overdracht van informatie is eenvoudiger dan het gebruik van een ander softwaresysteem. Het gebruik van een merkensoftwaresysteem kan het beste zijn als het bedrijf dat de technologie levert een concurrentievoordeel op de markt heeft.

GAAP blijft zelden hetzelfde op de lange termijn; FASB maakt voortdurend aanpassingen om de financiële rapportage van bedrijven te verbeteren. Daarom moet de GAAP-software die een bedrijf gebruikt ook geüpgraded kunnen blijven voor wijzigingen in de boekhoudprincipes. Het technologiebedrijf achter de software moet de mogelijkheid hebben om software te upgraden voor nieuwe boekhoudprincipes zonder het hele systeem af te sluiten. In sommige gevallen is het misschien de beste optie om elke module op verschillende tijdstippen te updaten. Dit kan helpen dure upgrades te voorkomen die moeilijke bedrijfscontinuïteitssituaties kunnen veroorzaken met de boekhoudsoftware.