Hur väljer jag den bästa GAAP-programvaran?

Teknik är oerhört fördelaktigt för företag som behöver använda och följa allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) i affärer. GAAP-programvara representerar specifika typer av teknik som ett företag kan använda för att registrera finansiell information elektroniskt. Att välja den bästa GAAP-programvaran kan involvera objekt som kostnad, användning och tillgänglighet för uppgraderingar i framtiden. Användningen av teknik i dagens affärsmiljö gör det möjligt för både små och stora företag att använda bokföringsprogram. I vissa fall kan ett offentligt bokföringsföretag hjälpa till att bestämma vilken programvara som är bäst för företaget.

Även om teknikkostnader kan fortsätta att minska för viss programvara eller hårdvara när tekniken förbättras, kan GAAP-programvara ibland vara kostnadskrävande. Till exempel har små företag vanligtvis inte de resurser som krävs för att till fullo implementera ett redovisningsprogramvarupaket. När kostnad blir en fråga, kan ett företag besluta att välja GAAP-programvara som börjar små och sedan lägga till andra delar i det ursprungliga paketet. Till exempel kan ett litet företag börja med en eller två redovisningsprogramvarumoduler till låg kostnad och sedan köpa mer när företaget växer. Större företag kan också använda mjukvarutekniken på liknande sätt, börja små och få fler bitar efter behov.

Användningen av GAAP-programvara kan också påverka valet för teknik i ett företags affärsverksamhet. I vissa fall kan det rekommenderas GAAP-programvara från offentliga redovisningsföretag eller Financial Accounting Standards Board (FASB), den organisation som ansvarar för att skapa GAAP. Dessa rekommendationer är viktigast för företag som arbetar i tekniska branscher som har specifika redovisningsprocesser för affärsinformation. Ett företag kan till exempel behöva använda samma bokföringsprogramvara som dess offentliga bokföringsföretag, så att överföring av information är enklare än att använda ett annat programvarusystem. Användningen av ett varumärkesprogram kan vara bäst om företaget som tillhandahåller tekniken har en konkurrensfördel på marknaden.

GAAP förblir sällan densamma på lång sikt; FASB gör ständigt justeringar för att förbättra företagens finansiella rapportering. Därför måste GAAP-programvaran ett företag använder också kunna hålla sig uppgraderad för ändringar i redovisningsprinciper. Teknologiföretaget bakom programvaran måste ha förmågan att uppgradera programvara för nya redovisningsprinciper utan att stänga av hela systemet. I vissa fall kan det faktiskt vara det bästa alternativet att få uppdatera varje modul vid olika tidpunkter. Detta kan hjälpa till att undvika kostsamma uppgraderingar som kan skapa svåra kontinuitetssituationer med bokföringsprogramvaran.