Hoe betaal ik loonheffingen?

In de meeste gevallen betalen werkgevers in de Verenigde Staten loonheffingen aan de Internal Revenue Service door middel van elektronische overboeking (EFT) geïnitieerd door de werkgever, of namens de werkgever door een derde, zoals een accountantskantoor of een payroll-service . Ze moeten binnen een bepaalde tijd na de uitgifte van de loonlijst worden betaald, op basis van de omvang ervan, volgens door de IRS gepubliceerde schema's. Aanzienlijke boetes worden beoordeeld als loonheffingen te laat of helemaal niet worden betaald. Betalingen van staatsbelasting worden op verschillende manieren gedaan en worden bepaald door de belastingdienst van elke staat.

Het EFT-systeem is begin 2011 ingesteld voor de meeste werkgevers; kleinere werkgevers hebben de mogelijkheid om sommige bedragen op kwartaal- of jaarbasis te betalen wanneer zij hun belastingaangifte indienen. Zodra dit praktisch is nadat de loonlijst is uitgegeven, maar binnen de door de IRS vastgestelde termijn, stelt de werkgever de betaling online in en geeft hij de datum op waarop de IRS het geld van de rekening van de betaler moet overmaken. Alleen samenvattende informatie wordt ingevoerd wanneer de EFT wordt ingesteld; de gedetailleerde gegevens voor de toewijzing van de betalingen worden opgeslagen in het kwartaalverslag van de werkgever, waarin ook eventuele verschillen worden afgestemd. Als uit het kwartaalrapport blijkt dat er extra belastingen moeten worden betaald, kunnen deze meestal worden betaald met een papieren cheque bij het rapport wanneer het wordt ingediend.

Hoewel het riskant kan lijken om belastingstortingen te doen los van het indienen van de rapporten die deze betalingen toewijzen aan individuele belastingbetalers, heeft het systeem goed gewerkt in de Verenigde Staten, met een grondig systeem voor het verwerken en corrigeren van fouten. De meeste werkgevers betalen dus loonbelasting binnen slechts enkele dagen na de datum waarop de loonlijst werd uitgegeven en dienden elk kwartaal rapporten in ter verantwoording van de gestorte bedragen. Dit systeem zorgt ervoor dat aan belastingverplichtingen wordt voldaan zo snel als praktisch mogelijk is, terwijl het werkgevers de tijd geeft om de verklarende rapporten op te stellen.

Loonheffingen in de Verenigde Staten komen zowel van het loon van de werknemers als van de werkgeversfondsen. Het ingehouden geld gaat naar inkomstenbelastingverplichtingen en verzekeringspremiebetalingen voor sociale zekerheid, Medicare en staats- of lokale verzekeringsprogramma's, zoals arbeidsongeschiktheid of werkloosheid. Werkgevers moeten overeenkomen met de betalingen van hun werknemers voor sociale zekerheid en medicijnen, en moeten ook federale en nationale werkloosheidsverzekeringspremies betalen, en in sommige gevallen premies voor arbeidsongeschiktheidsverzekeringen.

Voor werknemers wordt de inhouding van inkomstenbelasting afzonderlijk berekend voor individuele werknemers, op basis van hun werkelijke inkomsten en informatie op hun W4-formulieren. De premie voor sociale zekerheid is 6,20% van het brutoloon van de werknemer totdat het jaarinkomen een door het congres vastgestelde limiet heeft bereikt, die in 2010 $ 106.800 dollar bedroeg. De premie voor Medicare is 1,45% van alle inkomsten.

Het berekenen van de werkgeversbijdragen kan ingewikkeld zijn, omdat het gaat om maxima van de aan de belasting onderworpen bedragen en federale kredieten voor betalingen voor de werkloosheidsbelasting door de staat. De meeste payrollservices en enterprise payroll-software voeren deze berekeningen uit. Alle bedragen worden gecombineerd wanneer werkgevers loonbelasting betalen, behalve belastingen op werkloosheidsverzekering, die driemaandelijks worden betaald telkens wanneer de totale verplichting $ 500 bereikt of overschrijdt.