Como pago impostos sobre a folha de pagamento?

Na maioria dos casos, os empregadores nos Estados Unidos pagam impostos sobre a folha de pagamento ao Internal Revenue Service por meio de transferência eletrônica de fundos (EFT) iniciada pelo empregador ou em nome do empregador por terceiros, como uma empresa de contabilidade ou um serviço de folha de pagamento . Eles devem ser pagos dentro de um determinado período após a emissão da folha de pagamento, com base em seu tamanho, de acordo com os cronogramas publicados pelo IRS. Penalidades significativas são avaliadas se os impostos sobre os salários forem pagos com atraso ou nada. Os pagamentos das obrigações fiscais da folha de pagamento do estado são feitos de maneiras diferentes e são determinados pela agência tributária de cada estado.

O sistema de EFT foi instituído no início de 2011 para a maioria dos empregadores; os empregadores menores têm a opção de pagar alguns valores trimestralmente ou anualmente quando apresentarem suas declarações fiscais. Assim que possível após a emissão da folha de pagamento, mas dentro do prazo estabelecido pelo IRS, o empregador configura o pagamento on-line e especifica a data em que o IRS deve transferir os fundos da conta do pagador. Somente informações resumidas são inseridas quando a EFT é configurada; os dados detalhados da alocação dos pagamentos são arquivados no relatório trimestral do empregador, que também reconcilia quaisquer diferenças. Se o relatório trimestral mostra que impostos adicionais são devidos, geralmente eles podem ser pagos com um cheque em papel que acompanha o relatório quando é arquivado.

Embora possa parecer arriscado fazer depósitos tributários separadamente dos relatórios que alocam esses pagamentos a contribuintes individuais, o sistema funcionou bem nos Estados Unidos, com um sistema completo de contabilização e correção de erros. Assim, a maioria dos empregadores paga impostos sobre a folha de pagamento dentro de poucos dias a partir da data em que a folha de pagamento foi emitida, preenchendo relatórios trimestrais para contabilizar os valores depositados. Esse sistema garante que os passivos fiscais sejam cumpridos o mais rápido possível depois que incorridos, dando aos empregadores tempo para preparar os relatórios explicativos.

Os impostos sobre a folha de pagamento nos Estados Unidos são cobrados dos salários dos funcionários e dos fundos dos empregadores. O dinheiro retido dos ganhos dos funcionários é destinado a obrigações de imposto de renda e pagamentos de prêmios de seguro do Seguro Social, Medicare e programas de seguro estaduais ou locais, como invalidez ou desemprego. Os empregadores devem corresponder aos pagamentos de seus funcionários do Seguro Social e do Medicare e também devem pagar prêmios federais e estaduais de seguro-desemprego e, em alguns casos, prêmios estaduais de seguro de invalidez.

Para os funcionários, a retenção do imposto de renda é calculada separadamente para funcionários individuais, com base nos ganhos reais e nas informações fornecidas nos formulários W4. O prêmio do Seguro Social é 6,20% da receita bruta do funcionário até que a receita anual atinja um limite estabelecido pelo Congresso, que era de US $ 106.800 dólares em 2010. O prêmio do Medicare é de 1,45% de todos os ganhos.

O cálculo das contribuições dos empregadores pode ser complexo, pois envolve limites aos valores sujeitos ao imposto e créditos federais para pagamentos feitos pelo imposto estadual de desemprego. A maioria dos serviços de folha de pagamento e do software corporativo de folha de pagamento realiza esses cálculos. Todos os valores são combinados quando os empregadores pagam impostos sobre os salários, com exceção dos impostos sobre o seguro-desemprego, que são pagos trimestralmente sempre que o passivo total atinge ou excede US $ 500.