Comment puis-je payer les charges sociales?
Dans la plupart des cas, les employeurs aux États-Unis versent des taxes sur la masse salariale à l'Internal Revenue Service au moyen d'un transfert de fonds électronique (TEF) initié par leur employeur ou pour le compte de celui-ci par un tiers, tel qu'un cabinet comptable ou un service de paye. . Ils doivent être payés dans un certain délai après la publication de la liste de paie, en fonction de sa taille, conformément aux calendriers publiés par l'IRS. Des pénalités importantes sont imposées si les charges sociales sont payées en retard ou pas du tout. Les paiements des charges de charges sociales de l’État sont effectués de différentes manières et sont déterminés par les autorités fiscales de chaque État.
Le système de TEF a été mis en place au début de 2011 pour la plupart des employeurs; Les plus petits employeurs ont la possibilité de payer certains montants sur une base trimestrielle ou annuelle lorsqu'ils produisent leurs déclarations de revenus. Dès que possible après la publication de la liste de paie, mais dans le délai fixé par l'IRS, l'employeur configure le paiement en ligne et spécifie la date à laquelle l'IRS doit transférer les fonds du compte du payeur. Seules les informations récapitulatives sont entrées lors de la configuration du TEF; les données détaillées sur la répartition des paiements sont archivées dans le rapport trimestriel de l'employeur, qui rapproche également les différences éventuelles. Si le rapport trimestriel indique que des taxes supplémentaires sont dues, elles peuvent généralement être payées avec un chèque sur papier accompagnant le rapport lors de son dépôt.
Bien qu’il puisse sembler risqué de faire des dépôts d’impôts séparément du dépôt des rapports attribuant ces paiements à des contribuables particuliers, le système a bien fonctionné aux États-Unis, avec un système complet de comptabilisation et de correction des erreurs. Ainsi, la plupart des employeurs paient les charges sociales quelques jours à compter de la date d’émission de la feuille de paie, établissant des rapports trimestriels pour comptabiliser les montants déposés. Ce système garantit que les obligations fiscales sont satisfaites aussi rapidement que possible après avoir été contractées, tout en laissant aux employeurs le temps de préparer les rapports explicatifs.
Aux États-Unis, les charges sociales sont prélevées à la fois sur la paie des employés et sur les fonds des employeurs. L'argent retenu sur les revenus des employés est utilisé pour les obligations fiscales, ainsi que pour le paiement des primes d'assurance pour la sécurité sociale, l'assurance-maladie et les programmes d'assurance nationaux ou locaux, tels que l'invalidité ou le chômage. Les employeurs doivent égaler les paiements de leurs employés au titre de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie, ainsi que payer les primes d’assurance chômage fédérales et nationales et, dans certains cas, les primes nationales d’assurance invalidité.
Pour les employés, la retenue d’impôt sur le revenu est calculée séparément pour les employés, sur la base de leurs revenus réels et des informations fournies sur leurs formulaires W4. La prime pour la sécurité sociale est de 6,20% du salaire brut de l'employé jusqu'à ce que le salaire annuel atteigne un plafond fixé par le Congrès, qui s'élevait à 106 800 dollars américains en 2010. La prime de Medicare représentait 1,45% de tous les revenus.
Le calcul des cotisations des employeurs peut être complexe, car il implique des plafonds pour les montants assujettis à la taxe, ainsi que des crédits fédéraux pour les paiements effectués au titre de l'impôt de chômage de l'État. La plupart des services de paie et des logiciels de paie d'entreprise effectuent ces calculs. Tous les montants sont combinés lorsque les employeurs paient des charges sociales, à l’exception des taxes d’assurance chômage, payées trimestriellement chaque fois que le passif total atteint ou dépasse 500 $.