Hoe bereid ik me voor op een audit van een financiële instelling?

Minimaal eenmaal per jaar ondergaan financiële instellingen, zoals beleggingsondernemingen en banken, een audit van financiële instellingen. De auditors komen de instelling binnen en controleren de bestanden en registers om ervoor te zorgen dat de financiële instelling zich houdt aan de wetten en voorschriften die gelden voor dit soort instellingen. De beste manier om u voor te bereiden op een audit van een financiële instelling is om uw bestanden en registers het hele jaar door actueel en in overeenstemming met de wet- en regelgeving te houden. Dit vermindert de noodzaak om te moeten rondsnellen vlak voordat de audit plaatsvindt om alles op orde te krijgen. Als dit niet het geval is, moet u verantwoordelijkheden toewijzen aan de juiste partijen om de audit voor te bereiden, materialen te verzamelen, een vergadering met de functionarissen of leidinggevenden van de instelling te plannen, de audit te plannen en vervolgens om de vereiste aanvullende gegevens te vragen.

Elke financiële instelling heeft werknemers die verantwoordelijk zijn voor bepaalde archieven en stukjes papier dat de auditors zullen controleren bij het uitvoeren van de audit van de financiële instelling. Doorgaans is het in een financiële instelling de backoffice of operationele afdeling die deze gegevens bijhoudt, dus alles wat de auditors moeten controleren, moet op één plaats staan, als het hele jaar door beleid en procedures zijn gevolgd. De werknemers die op dit gebied werken, zullen niet optreden als toezichthouders om alle bestanden op orde te krijgen, wat betekent dat als ze door elk bestand gaan om te controleren of het de informatie bevat die het zou moeten bevatten. Ze moeten mogelijk contact opnemen met assistenten, bankiers, financieel adviseurs of andere werknemers van de financiële instelling om ontbrekende informatie te verkrijgen.

Terwijl het bedrijf zich voorbereidt op de audit van de financiële instelling, hebben de directeuren of functionarissen van het bedrijf doorgaans een vergadering. De vergadering biedt hen doorgaans een statusupdate over hoe voorbereid het bedrijf is op de audit. De opdrachtgevers of leidinggevenden kunnen ook een rol spelen bij het aansporen van bepaalde werknemers om ervoor te zorgen dat het bedrijf klaar is voor de audit.

Doorgaans nemen de auditors contact op met de financiële instelling om een ​​datum voor de audit van de financiële instelling in te stellen. Vervolgens bereidt de financiële instelling zich voor op de audit zodra ze de datum kennen. Als u het voorrecht hebt om zich voor te bereiden op de audit en vervolgens de datum in te plannen, moet u, zodra u klaar bent of bijna klaar bent voor de audit, contact opnemen met de auditor om de audit te plannen.