Hoe volg ik een openstaande cheque?
U kunt een openstaande cheque volgen door het chequenummer en het betalingsbedrag in uw chequeboekboek op te nemen en het bedrag van de cheque af te trekken van uw record van het beschikbare saldo op de rekening waarop de cheque wordt getrokken. Zodra de cheque wordt gepresenteerd voor betaling, verwijdert uw bank het geld van uw rekening. De bank meldt u vervolgens dat de transactie met betrekking tot de cheque is voltooid, meestal door een maandelijks rekeningoverzicht op te geven dat de cheque als betaald weergeeft en, in sommige gevallen, het origineel of een kopie van de geannuleerde cheque voor uw bestanden.
Een cheque is een legale betalingsvervanger voor contant geld. Elk chequedocument bevat bepaalde standaardinformatie, waaronder de banknaam, het routeringsnummer en het rekeningnummer dat aangeeft waar de rekening staat die het geld bevat om de cheque te betalen en een chequenummer in de rechterbovenhoek. Deze informatie wordt door de partijen bij de transactie en de bank gebruikt om de cheque via het betalingssysteem te volgen.
Elke eigenaar van een betaalrekening is verantwoordelijk voor het nauwkeurig bijhouden van het saldo op de rekening. Net als contant geld kunt u een cheque gebruiken om een betaling uit te voeren zonder eerst de bank op de hoogte te stellen of het geld op de rekening officieel te reserveren. De bank heeft geen manier om te weten dat bepaalde fondsen op een betaalrekening verplicht zijn door een openstaande cheque totdat de cheque ter betaling aan de bank wordt aangeboden. Zodra de cheque uw bezit verlaat, is er letterlijk geen manier om hem te volgen totdat de ontvanger hem voor betaling aanbiedt.
Een openstaande cheque kan alleen oppervlakkig op papier worden gevolgd door de rekeninghouder bij het uitgeven van de cheque. Vervolgens verdwijnt het uit elk volgsysteem terwijl de ontvanger de cheque vasthoudt. Het verschijnt opnieuw voor tracking zodra de ontvanger het voor betaling aanbiedt. Als een ontvanger de cheque voor een buitensporige hoeveelheid tijd vasthoudt zonder deze voor betaling te storten, heeft deze de neiging om een probleem te creëren in de administratie van de rekeninghouder. Geld blijft beschikbaar op de rekening die daadwerkelijk verplicht is door een openstaande cheque, waardoor een mogelijkheid ontstaat voor wanbeheer van fondsen en rekening-courantkredieten.
Rekeninghouders volgen een openstaande cheque op papier door een grootboek bij te houden dat op elk moment een reëel rekeningsaldo weergeeft. In het grootboek noteert u het chequenummer en trekt u het chequebedrag af van het saldo op de rekening. Het saldo in het grootboek zal verschillen van het saldo op de rekening totdat de cheque wordt gepresenteerd voor betaling, maar het geeft het beschikbare saldo van niet-vastgelegde middelen weer. Aan het einde van de maand ontvangt u van de bank een rekeningafschrift en soms kopieën van geannuleerde cheques zodat u uw grootboek kunt afstemmen op uw accountactiviteit.