Jak śledzić zaległą kontrolę?
Możesz śledzić zaległe czeky, rejestrując numer czeku i kwotę płatności w księdze czekowej i odejmując kwotę czeku z rejestru dostępnego salda na koncie, na którym wystawiany jest czek. Po przedstawieniu czeku do zapłaty bank usuwa pieniądze z konta. Następnie bank powiadamia cię, że transakcja dotycząca czeku jest zakończona, zwykle poprzez dostarczenie miesięcznego wyciągu z rachunku, który podaje czek jako płatny, aw niektórych przypadkach dostarczenie oryginału lub kopii anulowanego czeku dla twoich plików.
Czek jest legalnym zamiennikiem płatności w gotówce. Każdy dokument czeku zawiera pewne standardowe informacje, w tym nazwę banku, numer trasy i numer rachunku wskazujący, gdzie znajduje się konto zawierające pieniądze na opłacenie czeku oraz numer czeku w prawym górnym rogu. Informacje te są wykorzystywane przez strony transakcji i bank do śledzenia czeku za pośrednictwem systemu płatności.
Każdy właściciel rachunku czekowego jest odpowiedzialny za prowadzenie dokładnego zapisu salda na koncie. Podobnie jak gotówka, możesz użyć czeku do dokonania płatności bez uprzedniego powiadomienia banku lub oficjalnego odłożenia pieniędzy na konto. Bank nie może wiedzieć, że pewne środki na rachunku czekowym były zobowiązane do zapłaty przez czek zaległy, dopóki czek nie zostanie przedstawiony bankowi do zapłaty. Gdy czek opuści twoje posiadanie, dosłownie nie ma możliwości jego śledzenia, dopóki odbiorca nie przedstawi go do zapłaty.
Zaległy czek może być jedynie powierzchownie śledzony na papierze przez posiadacza rachunku po wystawieniu czeku. Następnie znika z dowolnego systemu śledzenia, podczas gdy odbiorca trzyma czek. Ponownie pojawia się w celu śledzenia, gdy odbiorca przedstawi go do zapłaty. Jeśli odbiorca trzyma czek przez nadmierną ilość czasu bez zdeponowania go na zapłatę, może to powodować problemy w zapisach właściciela konta. Środki pozostają dostępne na rachunku, który jest faktycznie obligowany przez zaległy czek, co stwarza okazję do niewłaściwego zarządzania środkami i przekroczenia stanu konta.
Właściciele kont śledzą zaległe czeky na papierze, prowadząc księgę rachunkową odzwierciedlającą rzeczywiste saldo konta w dowolnym momencie. W księdze rejestrujesz numer czeku i odejmujesz kwotę czeku od salda na koncie. Saldo w księdze będzie się różnić od salda na rachunku do momentu przedstawienia czeku do zapłaty, ale odzwierciedla dostępne saldo nieprzyznanych środków. Pod koniec miesiąca bank przekazuje wyciąg z konta, a czasem kopie anulowanych czeków, abyś mógł pogodzić księgę z aktywnością konta.