Hoe schrijf ik een incasso brief?
Het schrijven van een incassobrief houdt in dat een zakelijke brief wordt opgesteld die duidelijk het doel ervan aangeeft en voldoet aan de wetten van uw rechtsgebied voor incassopraktijken. Meestal moet u informatie opnemen over de schuld die u probeert te innen en het verschuldigde bedrag. In sommige landen is het mogelijk dat u ook taal moet opnemen die de schuldenaar 30 dagen geeft om de geldigheid van de schuld te betwisten en een standaardformaat voor de inning van een schuldvordering te volgen. Hoewel incassobureaus stevig kunnen zijn, hebben de meeste rechtsgebieden wetten tegen het gebruik van leugens, bedreigingen en schriktactieken bij het innen van schulden. In feite kunt u er goed aan doen om te beginnen met een zachtere benadering van het innen van een schuld en geleidelijk op te werken aan strengere betalingsverzoeken.
Wanneer u een incassobrief moet schrijven, is uw eerste stap misschien het leren van de incassowetten in uw regio. Mogelijk moet u een brief in een bepaald formaat schrijven of bepaalde soorten verklaringen in juridische incassoprocedures vermijden. Op sommige plaatsen kan het nodig zijn om te identificeren dat het doel van de brief is om een schuld te innen of om u specifiek te identificeren als een incassobureau. Evenzo kan het nodig zijn dat u de ontvanger op de hoogte stelt van de brief dat u alle informatie gebruikt die u verkrijgt bij het innen van de schuld.
Meestal moet u een incassobrief dateren en in sommige rechtsgebieden moet u aangeven dat de ontvanger 30 dagen de tijd heeft om de geldigheid van de schuld te betwisten. Mogelijk moet u ook uw bedrijfsadres en contactgegevens opgeven. Als het adres waarop u betalingen wilt ontvangen, verschilt van het fysieke adres van uw bedrijf, moet u mogelijk ook het fysieke adres opgeven.
De inhoud van uw incassobrief moet duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn. Meestal moet u de schuld identificeren die u probeert te innen en het verschuldigde bedrag. Als u een schuld voor een ander bedrijf incasseert, moet u mogelijk ook dat bedrijf identificeren. Een incassobrief mag alleen waarheidsgetrouwe informatie bevatten. De meeste plaatsen hebben wetten tegen het gebruik van leugens om schulden te innen, en hetzelfde geldt voor bedreigingen en schriktactieken.
Vaak dient een initiële incassobrief als een zachte herinnering dat geld verschuldigd is. In sommige gevallen kan een schuldenaar vergeten een rekening te betalen of tijdelijke financiële problemen ervaren. In een dergelijk geval kan het starten van schriftelijke incassoprocedures op een vriendelijkere manier hem aanmoedigen om sneller te betalen. Als dit niet werkt, moet u mogelijk brieven verzenden met een steeds stevigere toon.