Wie schreibe ich einen Inkassobrief?
Das Schreiben eines Inkassobriefs umfasst das Erstellen eines Geschäftsbriefs, in dem der Zweck klar angegeben ist und die Gesetze Ihrer Gerichtsbarkeit für Inkassopraktiken eingehalten werden. In der Regel müssen Sie Informationen über die Schulden, die Sie einziehen möchten, und den fälligen Betrag angeben. In einigen Ländern müssen Sie möglicherweise auch eine Sprache angeben, die dem Schuldner 30 Tage Zeit lässt, um die Gültigkeit der Forderung zu bestreiten und ein Standardformat für Inkassobriefe einzuhalten. Während Inkassobüros fest sein können, haben die meisten Gerichtsbarkeiten Gesetze gegen die Verwendung von Lügen, Drohungen und Schreckenstaktiken beim Eintreiben von Schulden. In der Tat können Sie am besten beginnen, indem Sie einen sanfteren Ansatz für das Eintreiben von Schulden wählen und schrittweise strengere Zahlungsanforderungen bearbeiten.
Wenn Sie einen Inkassobrief schreiben müssen, besteht Ihr erster Schritt möglicherweise darin, die Inkassogesetze in Ihrer Region zu erlernen. Möglicherweise müssen Sie einen Brief in einem bestimmten Format schreiben oder bestimmte Arten von Aussagen in Gerichtsverfahren vermeiden. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise angeben, dass der Zweck des Schreibens darin besteht, eine Forderung einzutreiben, oder Sie müssen sich ausdrücklich als Inkassobüro ausweisen. Ebenso können Sie aufgefordert werden, den Empfänger des Schreibens darüber zu informieren, dass Sie alle Informationen verwenden, die Sie beim Eintreiben der Forderung erhalten.
In der Regel müssen Sie ein Inkassobrief datieren. In einigen Ländern müssen Sie möglicherweise angeben, dass der Empfänger 30 Tage Zeit hat, um die Gültigkeit der Forderung zu bestreiten. Möglicherweise müssen Sie auch Ihre Geschäftsadresse sowie Kontaktinformationen angeben. Wenn die Adresse, an der Sie Zahlungen erhalten möchten, von der physischen Adresse Ihres Unternehmens abweicht, müssen Sie möglicherweise auch die physische Adresse angeben.
Der Text Ihres Inkassobriefs sollte klar und verständlich sein. Normalerweise müssen Sie die Schulden, die Sie einziehen möchten, und den fälligen Betrag identifizieren. Wenn Sie eine Forderung für ein anderes Unternehmen erheben, müssen Sie möglicherweise auch dieses Unternehmen identifizieren. Ein Inkassobrief darf nur wahrheitsgemäße Angaben enthalten. Die meisten Orte haben Gesetze gegen die Verwendung von Lügen, um Schulden einzutreiben, und dasselbe gilt für Bedrohungen und Schreckenstaktiken.
Oftmals dient ein anfänglicher Inkassobrief als sanfte Erinnerung daran, dass Geld geschuldet ist. In einigen Fällen kann ein Schuldner vergessen, eine Rechnung zu bezahlen, oder vorübergehende finanzielle Schwierigkeiten haben. In einem solchen Fall kann der Beginn eines schriftlichen Inkassoverfahrens mit einer freundlicheren Note dazu führen, dass er schneller zahlt. Wenn dies nicht funktioniert, müssen Sie möglicherweise Briefe senden, die einen immer festeren Ton haben.