Hur skriver jag ett inkassobrev?

Att skriva ett inkassobrev innebär att du förbereder ett affärsbrev som tydligt identifierar dess syfte och följer din jurisdiktion lagar för inkassopraxis. Du måste vanligtvis inkludera information om den skuld du försöker samla in och det belopp som ska betalas. I vissa länder kan du också behöva inkludera språk som ger gäldenären 30 dagar att bestrida skuldens giltighet och följa ett standardformat för inkassobrev. Medan skuldinvånare kan vara fast, har de flesta jurisdiktioner lagar mot användning av lögner, hot och skräcktaktik vid samlingen av skulder. I själva verket kan du göra bra med att börja genom att använda en mildare inställning till att samla in en skuld och gradvis arbeta efter fastare begäranden om betalning.

När du behöver skriva ett inkassobrev kan ditt första steg lära sig insamlingslagarna i ditt område. Du kan behöva skriva ett brev i ett visst format eller undvika vissa typer av uttalanden i lagliga samlingar. På vissa platser kan du behöva identifiera att syftet med brevet är att samla in en skuld eller specifikt identifiera dig som en inkasso. På samma sätt kan du behöva informera mottagaren om brevet att du kommer att använda någon av informationen du får för att samla in skulden.

Vanligtvis måste du datera ett inkassobrev och vissa jurisdiktioner kan kräva att du anger att mottagaren har 30 dagar på sig att bestrida skuldens giltighet. Du kan också behöva ange din affärsadress samt kontaktinformation. Om adressen där du vill ta emot betalningar skiljer sig från ditt företags fysiska adress kan du också behöva ange den fysiska adressen.

Huvudet på ditt inkassobrev bör vara tydligt och lätt att förstå. Vanligtvis måste du identifiera den skuld du försöker samla in och det belopp som ska betalas. Om du samlar in en skuld för ett annat företag kan du också behöva identifiera det företaget. Ett inkassobrev måste endast innehålla sanningsenlig information. De flesta platser har lagar mot att använda lögner för att samla in skulder, och detsamma gäller för hot och skräcktaktik.

Ofta fungerar ett initialt inkassobrev som en mild påminnelse om att pengar är skyldiga. I vissa fall kan en gäldenär glömma att betala en faktura eller uppleva tillfälliga ekonomiska problem. I sådant fall kan inledande av skriftliga insamlingsförfaranden på en vänligare not uppmuntra honom att betala snabbare. Om detta inte fungerar kan du behöva skicka brev som har en progressivare ton.