Jak napisać list windykacyjny?
Pisanie listu windykacyjnego polega na przygotowaniu listu biznesowego, który jasno określa jego cel i jest zgodny z przepisami obowiązującymi w danej jurysdykcji w zakresie praktyk windykacyjnych. Zazwyczaj musisz podać informacje o długu, który próbujesz odzyskać, oraz o należnej kwocie. W niektórych krajach może być również wymagane podanie języka, który daje dłużnikowi 30 dni na zakwestionowanie ważności długu i zastosowanie standardowego formatu listu windykacyjnego. Podczas gdy komornicy mogą być zdecydowani, w większości jurysdykcji obowiązują przepisy zabraniające użycia kłamstw, gróźb i taktyki zastraszania w procesie odzyskiwania długów. W rzeczywistości możesz dobrze zacząć od łagodniejszego podejścia do windykacji długu i stopniowo pracować nad bardziej zdecydowanymi żądaniami zapłaty.
Kiedy musisz napisać list windykacyjny, pierwszym krokiem może być poznanie przepisów dotyczących windykacji w Twojej okolicy. Może być konieczne napisanie listu w określonym formacie lub uniknięcie niektórych rodzajów oświadczeń w postępowaniach dotyczących windykacji prawnej. W niektórych miejscach może być konieczne stwierdzenie, że celem listu jest odzyskanie długu lub konkretna identyfikacja się jako windykatora. Podobnie może być konieczne poinformowanie odbiorcy listu, że wykorzystasz dowolne informacje uzyskane podczas ściągania długu.
Zazwyczaj musisz datować list windykacyjny, a niektóre jurysdykcje mogą wymagać od ciebie stwierdzenia, że odbiorca ma 30 dni na zakwestionowanie ważności długu. Może być również wymagane podanie adresu firmy oraz danych kontaktowych. Jeśli adres, na który chcesz otrzymywać płatności, różni się od adresu fizycznego Twojej firmy, być może trzeba podać również adres fizyczny.
Treść listu windykacyjnego powinna być jasna i łatwa do zrozumienia. Zazwyczaj musisz określić dług, który próbujesz odzyskać, i należną kwotę. Jeśli odzyskujesz dług dla innej firmy, być może będziesz musiał również zidentyfikować tę firmę. List windykacyjny musi zawierać wyłącznie prawdziwe informacje. Większość miejsc ma prawa zakazujące kłamstw do ściągania długów, to samo dotyczy zagrożeń i taktyki zastraszania.
Często wstępny list windykacyjny służy jako delikatne przypomnienie, że należy się pieniądz. W niektórych przypadkach dłużnik może zapomnieć o opłaceniu rachunku lub doświadczyć przejściowych kłopotów finansowych. W takim przypadku rozpoczęcie pisemnych procedur windykacyjnych na bardziej przyjaznym liście może zachęcić go do szybszej zapłaty. Jeśli to nie zadziała, może być konieczne wysyłanie listów o stopniowo mocniejszym tonie.