Hoe schrijf ik een sponsorbrief?
Een sponsorbrief is een aanvraag voor financiering of leveringen voor een bepaald project. Sponsorbrieven kunnen naar vrienden en familie, collega's, non-profitorganisaties en zelfs bedrijven worden gestuurd om financiering voor verschillende projecten te verkrijgen. Hoewel sommige positieve reacties gebaseerd zijn op de aard van het project, kan het schrijven van een persoonlijke, ontroerende en efficiënte sponsorbrief de kansen op benodigde financiering of gevraagde items helpen verbeteren.
Bij het schrijven van een sponsorbrief is het belangrijk om wat onderzoek te doen naar de potentiële donoren. Als de ontvanger een onderneming of een non-profitgroep is, kijk dan of het bedrijf een geschiedenis van vergelijkbare donaties heeft en bedank de groep voor zijn reeds bestaande inspanningen. Onderzoek kan ook helpen de lijst van potentiële donoren te beperken tot degenen die in staat en bereid lijken te doneren; een bedrijf met een geschiedenis van donaties aan rampenbestrijdingsgroepen kan bijvoorbeeld een goede match zijn voor een school of brandweer die geld probeert in te zamelen voor noodhulp of trainingsprogramma's. Het kan ook helpen om naar de economische situatie van de ontvanger te kijken; als een potentiële donor onlangs geld heeft verloren of faillissement heeft aangevraagd, is het wellicht niet verstandig om hen een sponsorbrief te schrijven.
Probeer de naam te vinden van de persoon in de organisatie die voor sponsoring en donaties zorgt. Dit kan helpen ervoor te zorgen dat de brief naar de juiste persoon gaat en helpt ook bij het personaliseren van het verzoek. Een eenvoudig telefoontje naar de organisatie kan meestal resulteren in het juiste contact binnen het bedrijf. Als u naar een persoon verzendt, zorg er dan voor dat u de volledige naam van de persoon in de aanhef gebruikt, in plaats van te zeggen: 'Geachte heer' of 'Tot wie het gaat'.
Een van de belangrijkste onderdelen van het schrijven van een sponsorbrief is hoe het geld of de benodigdheden zullen worden gebruikt en waarom ze nodig zijn. Dit is de plek om alle passie en het harde werk van het project te beschrijven, dat hopelijk een positieve reactie van de lezer zal oproepen. De beschrijving moet persoonlijk en eerlijk zijn, maar op geen enkele manier smeken, passief-agressief of ongevoelig zijn. Het kan helpen om specifieke verhalen over het project aan te raken in plaats van algemene informatie. Bijvoorbeeld, in een organisatie die door armoede getroffen gezinnen voedt, vertelt u het verhaal van een specifiek gezin, in plaats van alleen maar uit te leggen dat voedsel aan mensen wordt gegeven.
In sommige gevallen moet een sponsorbrief alle voordelen bevatten die een personalisatie of organisatie ontvangt in ruil voor hun donatie of hulp. Dit kan belastingafschrijvingen, speciale vermelding of krediet, of zelfs een T-shirt omvatten. Als de donor gepassioneerd is over de oorzaak, geeft hij of zij velen niet noodzakelijk om deze bonussen, maar desalniettemin kunnen ze als een stimulans dienen.
Het kan nuttig zijn om een lijst op te nemen van wat er precies nodig is van een sponsor. Voor het uitrusten van een basketbalteam voor kinderen kan dit het specifieke aantal uniformen, juiste schoenen, basketbalbenodigdheden en trainingsuitrusting omvatten. Sommige donoren zijn misschien meer bereid om specifieke goederen te verstrekken dan alleen een cheque uit te schrijven, maar meestal wordt ook de mogelijkheid geboden om geld te doneren. Het kan donoren helpen zich meer betrokken en belangrijk te voelen voor de organisatie als ze precies kunnen zien hoe hun sponsoring zal worden gebruikt.