Hoe lang moet ik een geannuleerde cheque bewaren?
Mensen ontvangen vaak tegenstrijdige informatie over de duur van een geannuleerde cheque. In sommige gevallen kunnen er verschillende regels zijn die van toepassing zijn op personen versus bedrijfsentiteiten, maar over het algemeen kunnen de meeste papieren cheques worden weggegooid nadat ze zijn afgestemd op uw maandelijkse bankafschrift. Er zijn verschillende uitzonderingen, en de meeste hebben te maken met het bijhouden van een nauwkeurige administratie voor belastingdoeleinden. Afhankelijk van het soort kosten, hoeven sommige geannuleerde cheques slechts een jaar te worden bewaard, terwijl andere minstens zeven jaar moeten worden bewaard.
Een cheque die u heeft geschreven, wordt als geannuleerd beschouwd wanneer het geld van uw bankrekening is opgenomen. De daadwerkelijke cheque wordt meestal gestempeld of anderszins gemarkeerd als geannuleerd en in sommige gevallen wordt deze aan u geretourneerd. Anders ontvangt u mogelijk een fotokopie of hebt u online toegang tot de informatie - deze praktijk wordt door de bank doorgaans aangeduid als het bewaren van cheques, truncatie of bewaring. Het is mogelijk dat u helemaal geen papieren afschriften of cheques hoeft te bewaren als u online toegang hebt of door kopieën aan te vragen bij de bank. Veel mensen vinden dat deze praktijken hen helpen hun papierrommel te beheersen.
Sommige potentiële situaties waarin u een geannuleerde cheque moet behouden, kunnen zijn dat u deze als aankoopbewijs voor een defect artikel of een betalingsbewijs voorlegt. Wat nog belangrijker is, is dat sommige geannuleerde cheques moeten worden bewaard als onderdeel van uw belastinggegevens, zoals die voor aftrekbare kosten. De meeste financiële experts raden aan om de geannuleerde cheque minimaal zeven en maximaal tien jaar in te dienen. Voor inwoners van de VS kan dit hen helpen hun informatie te beveiligen en documentatie te verstrekken als ze worden gecontroleerd door de Internal Revenue Service (IRS).
Andere geannuleerde cheques, zoals die voor routinematige betalingen, kunnen meestal na drie jaar worden weggegooid - hooguit. Sommige moeten echter misschien worden opgeslagen om kosten in verband met gezondheidszorg voor verzekeringsdoeleinden te documenteren. Daarnaast wordt huiseigenaren vaak geadviseerd om geannuleerde cheques met betrekking tot woningverbetering te behouden zolang ze hun eigendom bezitten.
Er zijn enkele nadelen aan het hebben van alleen een geannuleerde cheque als documentatie. In sommige gevallen geeft de cheque aan hoeveel is betaald en aan wie, maar het geeft niet de details van wat is gekocht. Als gevolg hiervan kan het moeilijk zijn om bepaalde bedrijfskosten te rechtvaardigen en af te schrijven voor belastingdoeleinden. Daarom kan het nuttig zijn om bonnen en andere ondersteunende documenten als aanvullende informatie te bewaren. Wanneer ze niet langer nodig zijn, moeten cheques en andere papieren meestal worden versnipperd om identiteitsfraude te voorkomen.