Combien de temps dois-je garder un chèque annulé?
Les gens reçoivent souvent des informations contradictoires sur la durée pendant laquelle ils doivent conserver un chèque annulé. Dans certains cas, différentes règles peuvent s'appliquer aux personnes physiques et aux entreprises, mais en général, la plupart des chèques sur papier peuvent être éliminés une fois qu'ils ont été rapprochés de votre relevé bancaire mensuel. Il existe plusieurs exceptions, dont la plupart ont trait à la tenue de registres précis à des fins fiscales. Selon le type de dépense, certains chèques annulés ne doivent être conservés que pendant un an, tandis que d'autres doivent être déposés pendant au moins sept ans.
Un chèque que vous avez écrit est considéré comme annulé lorsque les fonds ont été retirés de votre compte bancaire. Le chèque est en général tamponné ou annulé et, dans certains cas, il vous est retourné. Sinon, vous pourriez recevoir une photocopie ou avoir accès aux informations en ligne - cette pratique de la banque est généralement appelée conservation des chèques, troncature ou conservation. Vous n’avez peut-être pas besoin de conserver des relevés papier ou des chèques si vous y avez accès en ligne ou en demandant des copies à la banque. Beaucoup de gens trouvent que ces pratiques les aident à contrôler leur fouillis de papier.
Certaines situations potentielles dans lesquelles vous auriez besoin de conserver un chèque annulé pourraient inclure de le fournir comme preuve d'achat pour un article défectueux ou comme preuve de paiement d'une facture. Plus important encore, certains chèques annulés doivent être conservés dans vos registres fiscaux, tels que ceux relatifs aux dépenses déductibles. La plupart des experts financiers recommandent de déposer le chèque annulé pour un minimum de sept ans et un maximum de dix ans. Pour les résidents des États-Unis, cela peut les aider à protéger leurs informations et à fournir des documents s'ils sont audités par l'Internal Revenue Service (IRS).
Les autres chèques annulés, tels que les paiements de routine, peuvent généralement être jetés au bout de trois ans - au maximum. Cependant, il peut être nécessaire d’enregistrer certaines ressources afin de documenter les frais liés aux soins de santé à des fins d’assurance, par exemple. En outre, il est souvent conseillé aux propriétaires de conserver les chèques annulés liés à l'amélioration de l'habitat aussi longtemps qu'ils sont propriétaires de leur propriété.
Avoir un chèque annulé comme documentation présente certains inconvénients. Dans certains cas, le chèque indique le montant payé et à qui, mais n'indique pas les détails de ce qui a été acheté. Par conséquent, il peut être difficile de justifier certaines dépenses d’entreprise et de les amortir aux fins de l’impôt. Par conséquent, il pourrait être utile de conserver les reçus et autres documents justificatifs comme informations supplémentaires. Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, les chèques et autres papiers doivent généralement être déchiquetés pour éviter toute fraude d'identité.