Jak długo należy zachować czek anulowany?

Ludzie często otrzymują sprzeczne informacje dotyczące czasu, przez jaki powinni zachować anulowany czek. W niektórych przypadkach mogą obowiązywać inne zasady w odniesieniu do osób fizycznych i podmiotów gospodarczych, ale ogólnie większość papierowych czeków można zutylizować po ich uzgodnieniu z miesięcznym wyciągiem bankowym. Istnieje kilka wyjątków, a większość z nich dotyczy prowadzenia dokładnych rejestrów do celów podatkowych. W zależności od rodzaju wydatków niektóre anulowane czeki należy przechowywać tylko przez rok, a inne należy składać przez co najmniej siedem lat.

Czek, który napisałeś, jest uważany za anulowany, gdy środki zostaną wypłacone z twojego konta bankowego. Faktyczny czek jest zazwyczaj stemplowany lub w inny sposób oznaczany jako anulowany, aw niektórych przypadkach jest zwracany. W przeciwnym razie możesz otrzymać kserokopię lub mieć dostęp do informacji online - ta praktyka banku jest zwykle określana jako przechowywanie czeków, obcinanie lub przechowywanie. Być może nie będziesz musiał przechowywać wyciągów papierowych ani czeków, jeśli masz do nich dostęp online lub żądając kopii z banku. Wiele osób uważa, że ​​praktyki te pomagają im kontrolować bałagan papieru.

Niektóre potencjalne sytuacje, w których należy zachować anulowany czek, mogą obejmować dostarczenie go jako dowodu zakupu wadliwego produktu lub dowodu zapłaty rachunku. Co ważniejsze, niektóre anulowane czeki powinny być przechowywane jako część ewidencji podatkowej, na przykład na poczet kosztów uzyskania przychodu. Większość ekspertów finansowych zaleca złożenie anulowanego czeku przez co najmniej siedem, a maksymalnie dziesięć lat. Dla rezydentów USA może to pomóc im zabezpieczyć swoje informacje i dostarczyć dokumentację, jeśli są kontrolowani przez Internal Revenue Service (IRS).

Inne anulowane czeki, takie jak rutynowe płatności, zwykle można odrzucić po upływie maksymalnie trzech lat. Niektóre jednak mogą wymagać zapisania, na przykład w celu udokumentowania opłat związanych z opieką zdrowotną na potrzeby ubezpieczenia. Ponadto właściciele domów często są proszeni o zachowanie anulowanych czeków związanych z remontem domu, dopóki są właścicielami nieruchomości.

Istnieją pewne wady posiadania tylko anulowanej kontroli jako dokumentacji. W niektórych przypadkach czek pokazuje, ile zapłacono i komu, ale nie wskazuje specyfiki tego, co zostało zakupione. W rezultacie uzasadnienie niektórych wydatków służbowych i umorzenie ich do celów podatkowych może być trudne. Dlatego pomocne może być przechowywanie pokwitowań i innych dokumentów potwierdzających jako informacji uzupełniających. Kiedy nie są już potrzebne, czeki i inne dokumenty powinny być zwykle niszczone, aby uniknąć oszustwa tożsamości.