キャンセルされた小切手をどのくらいの期間保持すべきですか？

多くの場合、キャンセルされた小切手を保持する期間に関する矛盾した情報を受け取ります。 場合によっては、個人とビジネスエンティティに異なるルールが適用される場合がありますが、一般的に、ほとんどの紙の小切手は、毎月の銀行取引明細書と照合された後、破棄できます。 いくつかの例外が存在し、それらのほとんどは税務上正確な記録を保持することに関係しています。 費用の種類に応じて、キャンセルされた小切手の一部は1年だけ保持する必要がありますが、その他の小切手は少なくとも7年間ファイルする必要があります。

あなたが書いた小切手は、銀行口座から資金が引き出されたときにキャンセルされたとみなされます。 通常、実際の小切手にはスタンプが押されるか、キャンセルされたというマークが付けられ、場合によっては返されます。 そうしないと、写真のコピーを受け取ったり、オンラインで情報にアクセスしたりする可能性があります。銀行によるこの慣行は、通常、小切手の保持、切り捨て、または保管と呼ばれます。 オンラインまたは銀行からのコピーをリクエストすることでアクセスできる場合は、書類または小切手を保管する必要はまったくありません。 多くの人々は、これらの慣行が紙の乱雑さを制御するのに役立つことに気付きます。

キャンセルされた小切手を保持する必要があるいくつかの潜在的な状況には、欠陥品の購入証明または請求書の支払い証明としてそれを提供することが含まれます。 さらに重要なことは、控除可能な経費など、取り消された小切手を税記録の一部として保管することです。 ほとんどの金融専門家は、キャンセルされた小切手を最低7年、最長10年提出することを推奨しています。 米国居住者の場合、これは、内国歳入庁（IRS）によって監査されている場合、情報を保護し、文書を提供するのに役立ちます。

通常の支払い用の小切手など、その他のキャンセルされた小切手は、通常、最長で3年後に破棄できます。 ただし、たとえば、保険の目的で医療に関連する料金を記録するために、一部を保存する必要がある場合があります。 さらに、住宅所有者は、自分の財産を所有している限り、改築に関連するキャンセルされた小切手を保持することを勧められます。

ドキュメントとしてチェックをキャンセルするだけの場合、いくつかの欠点があります。 場合によっては、小切手は支払額と支払人を示しますが、購入内容の詳細を示すものではありません。 その結果、特定の事業費を正当化し、税務上それらを帳消しにすることは困難です。 したがって、領収書やその他の補足文書を補足情報として保持しておくと役立つ場合があります。 不要になったら、小切手やその他の書類は通常、身元詐欺を防ぐために細断する必要があります。