Per quanto tempo devo mantenere un controllo annullato?
Le persone spesso ricevono informazioni contrastanti sul periodo di tempo in cui devono conservare un controllo annullato. In alcuni casi, potrebbero esserci regole diverse da applicare a persone rispetto a entità aziendali, ma in generale, la maggior parte degli assegni cartacei può essere eliminata dopo essersi riconciliati con l'estratto conto mensile. Esistono diverse eccezioni, e la maggior parte di esse ha a che fare con la tenuta di registri accurati a fini fiscali. A seconda del tipo di spesa, alcuni assegni annullati devono essere conservati solo per un anno, mentre altri devono essere archiviati per almeno sette anni.
Un assegno che hai scritto è considerato annullato quando i fondi sono stati prelevati dal tuo conto bancario. Il controllo effettivo viene generalmente timbrato o contrassegnato come annullato e, in alcuni casi, viene restituito all'utente. Altrimenti, potresti ricevere una fotocopia o avere accesso alle informazioni online: questa pratica da parte della banca viene in genere definita conservazione degli assegni, troncamento o custodia. Potrebbe non essere necessario conservare estratti conto o assegni cartacei se si ha accesso ad essi online o richiedendo copie dalla banca. Molte persone scoprono che queste pratiche li aiutano a controllare il loro ingombro di carta.
Alcune potenziali situazioni in cui è necessario conservare un assegno annullato potrebbero includere la fornitura come prova di acquisto per un articolo difettoso o prova del pagamento di una fattura. Ancora più importante, alcuni assegni annullati dovrebbero essere mantenuti come parte dei registri fiscali, come quelli per le spese deducibili. La maggior parte degli esperti finanziari consiglia di presentare l'assegno annullato per un minimo di sette e un massimo di dieci anni. Per i residenti negli Stati Uniti, ciò può aiutarli a salvaguardare le loro informazioni e fornire documentazione se sono controllati dall'Internal Revenue Service (IRS).
Altri assegni annullati, come quelli per i pagamenti di routine, possono in genere essere scartati dopo tre anni, al massimo. Alcuni, tuttavia, potrebbero dover essere salvati per documentare, ad esempio, le spese relative all'assistenza sanitaria a fini assicurativi. Inoltre, ai proprietari di case viene spesso consigliato di conservare gli assegni annullati relativi al miglioramento della casa fino a quando sono proprietari della loro proprietà.
Ci sono alcuni svantaggi di avere solo un assegno annullato come documentazione. In alcuni casi, l'assegno mostra l'importo pagato e per chi, ma non indica le specifiche di ciò che è stato acquistato. Di conseguenza, può essere difficile giustificare determinate spese aziendali e cancellarle a fini fiscali. Pertanto, potrebbe essere utile conservare le ricevute e altri documenti giustificativi come informazioni supplementari. Quando non sono più necessari, i controlli e gli altri documenti dovrebbero di solito essere distrutti per evitare frodi di identità.