Por quanto tempo devo manter um cheque cancelado?

As pessoas geralmente recebem informações conflitantes sobre o período em que devem reter um cheque cancelado. Em alguns casos, pode haver regras diferentes que se aplicam a indivíduos versus entidades comerciais, mas, em geral, a maioria dos cheques em papel pode ser descartada após a reconciliação com seu extrato bancário mensal. Existem várias exceções, e a maioria delas tem a ver com a manutenção de registros precisos para fins fiscais. Dependendo do tipo de despesa, algumas verificações canceladas precisam ser mantidas por apenas um ano, enquanto outras devem ser registradas por pelo menos sete anos.

Um cheque que você escreveu é considerado cancelado quando os fundos são retirados da sua conta bancária. A verificação real geralmente é carimbada ou marcada como cancelada e, em alguns casos, é devolvida a você. Caso contrário, você poderá receber uma fotocópia ou ter acesso às informações on-line - essa prática do banco geralmente é chamada de retenção de cheques, truncamento ou custódia. Talvez você não precise manter extratos ou cheques em papel, se tiver acesso a eles on-line ou solicitando cópias do banco. Muitas pessoas acham que essas práticas os ajudam a controlar a confusão de papéis.

Algumas situações em potencial nas quais você precisaria manter um cheque cancelado podem incluir fornecê-lo como prova de compra de um item com defeito ou comprovante de pagamento de uma fatura. Mais importante, alguns cheques cancelados devem ser mantidos como parte de seus registros fiscais, como para despesas dedutíveis. A maioria dos especialistas financeiros recomenda preencher o cheque cancelado por no mínimo sete e no máximo dez anos. Para os residentes nos EUA, isso pode ajudá-los a proteger suas informações e fornecer documentação se forem auditados pelo Internal Revenue Service (IRS).

Outros cheques cancelados, como os de pagamentos de rotina, geralmente podem ser descartados após três anos - no máximo. Alguns, no entanto, podem precisar ser salvos para documentar as cobranças relacionadas aos cuidados de saúde para fins de seguro, por exemplo. Além disso, os proprietários são frequentemente aconselhados a manter cheques cancelados relacionados à melhoria da casa enquanto eles possuírem suas propriedades.

Existem algumas desvantagens em ter apenas uma verificação cancelada como documentação. Em alguns casos, o cheque mostra quanto foi pago e a quem, mas não indica os detalhes do que foi comprado. Como resultado, pode ser difícil justificar certas despesas comerciais e baixá-las para fins fiscais. Portanto, pode ser útil manter os recibos e outros documentos de suporte como informações suplementares. Quando não são mais necessários, os cheques e outros papéis geralmente devem ser triturados para ajudar a evitar fraudes de identidade.