Wat is een jaarlijkse algemene vergadering op het gebied van financiën?
Een jaarlijkse algemene vergadering (AVA) is een vergadering die eenmaal per jaar wordt gehouden om de onderneming in staat te stellen belangrijke zaken af te handelen zoals gespecificeerd in de agenda van de vergadering. Veel bedrijven zijn verplicht om de vergadering bij wet en hun eigen charter of grondwet te leiden. Details met betrekking tot het verloop van de vergadering worden doorgaans gespecificeerd in de statuten van het bedrijf.
Het eerste agendapunt van de AVA vereist doorgaans dat de raad van bestuur rapporteert over de voortgang van het bedrijf in het afgelopen jaar en de vooruitzichten voor de toekomst. Andere standaard agendapunten betreffen een stem van de aandeelhouders om de jaarrekening en het jaarverslag van de onderneming goed te keuren, het slotdividend dat door de raad aan aandeelhouders wordt aanbevolen, goed te keuren en nieuwe bestuurders te kiezen voor eventuele vacatures van de raad die mogelijk zijn ontstaan sinds de laatste AvA. . Documenten met betrekking tot deze punten worden voorafgaand aan de jaarlijkse algemene vergadering aan de aandeelhouders verspreid, samen met haar agenda.
De agenda kan elke door de voorzitter goedgekeurde aangelegenheid omvatten, inclusief punten die schriftelijk door individuele aandeelhouders zijn aangevraagd. De belangrijkste interactie tijdens de vergadering is tussen de raad van bestuur en de aandeelhouders. Formeel is de AVA een forum waarop de raad van bestuur onder andere goedkeuring van aandeelhouders zoekt voor punten die op de agenda staan.
Deelname aan de AV is beperkt tot het bestuur en de aandeelhouders, plus alle andere personen die door de voorzitter kunnen worden uitgenodigd voor de vergadering. Het management woont de vergadering alleen op uitnodiging van de voorzitter bij, maar geselecteerde leden van het senior management van het bedrijf worden meestal uitgenodigd om deel te nemen. Het is gebruikelijk dat de president en chief financial officer van het bedrijf worden uitgenodigd voor de vergadering, evenals geselecteerde bedrijfsadviseurs, beleggingsanalisten en de financiële pers. De vergadering is meestal gesloten voor het publiek.
De voorzitter van de vennootschap zit de jaarlijkse algemene vergadering voor, waarbij alle andere bestuurders aanwezig zijn. De secretaris van de vennootschap woont ook de jaarlijkse algemene vergadering bij en neemt schriftelijke notities waarvan de hoofdprocedures en beslissingen worden vastgelegd in de vorm van notulen. De notulen worden vervolgens uitgedeeld aan de aandeelhouders zodat deze het officiële verslag van de vergadering kunnen goedkeuren.
Een belangrijk onderdeel van de jaarlijkse algemene vergadering is het vragenuur. Dit stelt individuele aandeelhouders in staat om het bestuur rechtstreeks te ondervragen. Vragen worden gericht aan de voorzitter, die op zijn beurt een beroep kan doen op anderen om te antwoorden.
De jaarlijkse algemene vergadering kan niet doorgaan, tenzij er voldoende aandeelhoudersvertegenwoordiging is zoals bepaald door het vereiste quorum zoals vastgelegd in het charter van de vennootschap. Het quorum wordt meestal gespecificeerd als een minimaal aantal aandeelhouders en als een minimaal niveau van aandeelhouderschap dat tijdens de vergadering moet worden vertegenwoordigd, hetzij in persoon, hetzij bij volmacht.