Wat zijn kilometerkosten?

Kilometerkosten zijn meestal werkgerelateerde reiskosten, die voortvloeien uit het gebruik van de persoonlijke auto van de werknemer of een bedrijfswagen voor aankopen van benzine. Gewoonlijk houden werknemers die reizen hun autokilometer bij, zodat ze kunnen worden terugbetaald voor geld dat aan benzine is uitgegeven. Dit soort kosten is vergelijkbaar met die van andere zakelijke reiskosten, zoals hotel of vliegtickets, behalve dat deze kosten ook werkgerelateerd lokaal rijden omvatten. Werknemers zijn meestal verplicht om de werkelijke gereden kilometers voor werkdoeleinden bij te houden, door de kilometerstanden tussen ritten bij te houden, waarvoor ze vervolgens door het bedrijf worden vergoed.

Gewoonlijk worden zakelijke reiskosten genoteerd in een grafiek, logboek of computerprogramma om het lopende aantal kilometers te behouden. Werknemers dienen vervolgens hun kilometerkosten in bij hun werkgever. Heel vaak eisen werkgevers van hun werknemers dat ze de bonnen bewaren om te controleren of het geld dat aan benzine werd uitgegeven, was. Dit gebeurt meestal op regelmatige basis - wekelijks, maandelijks of driemaandelijks - zodat het bijhouden van gegevens voor zowel de werknemer als het bedrijf beheersbaar is.

Omdat de gasprijzen fluctueren, hebben werkgevers meestal een gastarief per mijl, die vaak varieert op basis van een aantal factoren. Afhankelijk van het bedrijf of de organisatie, kan dit standaardtarief al dan niet worden gereguleerd door een overheidsinstelling. Kilometerkosten worden vergoed door de werkelijk gereden kilometerstand te nemen en deze te vermenigvuldigen met het toegestane dollarbedrag. Soms geeft een bedrijf alleen voor dit soort kosten een creditcard uit, waardoor het bijhouden van gegevens aan beide kanten veel eenvoudiger is.

Wanneer werknemers gegevens bijhouden over kilometerstand, zijn ze meestal verplicht om kilometerstanden te registreren. Het bedrijf kan deze meetwaarden al dan niet verifiëren, maar soms controleren bedrijven ter plaatse of hun werknemers eerlijk zijn. Met behulp van internet is het berekenen van de kilometers in verschillende steden, staten of zelfs landen misschien niet zo tijdrovend als in het verleden.

Naast het beheren van kilometerkosten, kan het bewaren van inkomsten voor autokosten de werknemer ook helpen tijdens belastingtijd, wanneer bepaalde aftrekposten kunnen worden genomen als een persoonlijke auto voor zakelijke doeleinden werd gebruikt. Als er veel beweging nodig is, kan ook rekening worden gehouden met slijtage van de auto. Soms betaalt een werkgever voor een soort onderhoud van de auto en kan hij bepaalde soorten onderhoudskosten vergoeden, afhankelijk van het bedrijfsbeleid.