Hva er kilometerutgifter?

Kilometerkostnader er vanligvis arbeidsrelaterte reisekostnader, som oppstår ved bruk av den ansattes personlige bil eller en firmabil, til bensinkjøp. Vanligvis holder ansatte som reiser oversikt over sin kjørelengde, slik at de kan få refundert penger brukt på bensin. Denne typen utgifter er lik kostnadene for andre forretningsreiser, som hotell- eller flybillett, bortsett fra at denne utgiften også inkluderer arbeidsrelatert lokalkjøring. Ansatte er vanligvis pålagt å holde oversikt over faktiske miles kjørt for arbeidsformål, ved å holde oversikt over kilometertelleravlesninger mellom turene, som de deretter får refundert av selskapet.

Vanligvis er forretningsreiser utgifter notert i et diagram, logg eller dataprogram for å holde en total sum kilometerutgifter. Ansatte sender deretter sine kilometerutgifter til arbeidsgiveren. Ganske ofte krever arbeidsgivere at arbeiderne sine beholder kvitteringer for å bekrefte at pengene brukt var til bensin. Dette gjøres vanligvis med jevne mellomrom - ukentlig, månedlig eller kvartalsvis - slik at journalføring er overkommelig for både den ansatte og selskapet.

Siden bensinprisene har en tendens til å svinge, har arbeidsgivere vanligvis en avgiftsrate per kilometer, som har en tendens til å variere, basert på en rekke faktorer. Avhengig av virksomhet eller organisasjon, kan denne standardrenten reguleres av et statlig organ. Kilometerstandskostnader refunderes ved å ta den faktiske kjørelengden som kjøres og multiplisere den med det tillatte dollarbeløpet. Noen ganger vil et selskap utstede et kredittkort bare for denne typen utgifter, noe som gjør journalføring mye enklere på begge sider.

Når ansatte fører poster for kjørelengdeutgifter, er de vanligvis pålagt å registrere kilometertelleravlesninger. Selskapet kan verifisere eller ikke verifisere disse målingene, men noen ganger kontrollerer selskaper for å holde de ansatte ærlige. Ved hjelp av internett kan det ikke være så tidkrevende å finne ut kjørelengde fra forskjellige byer, stater eller til og med land som tidligere.

I tillegg til å administrere kjørelengdeutgifter, kan det å holde kvitteringer for bilutgifter også hjelpe den ansatte på skattetid, når visse fradrag kan tas hvis en personlig bil ble brukt til forretningsformål. Hvis det trengs en stor mengde kjøring, kan slitasje på bilen også tas i betraktning. Noen ganger vil en arbeidsgiver betale for en slags vedlikehold på bilen, og kan godtgjøre ansatte for visse typer vedlikeholdsutgifter, avhengig av selskapets policy.