Was sind Meilenkosten?

Meilenkosten sind in der Regel arbeitsbedingte Reisekosten, die bei Benzinkäufen durch die Nutzung des Personenkraftwagens oder eines Dienstwagens des Mitarbeiters entstehen. Normalerweise behalten Angestellte, die auf Reisen sind, den Überblick über ihre Autokilometer, sodass ihnen das für Benzin ausgegebene Geld erstattet werden kann. Diese Art von Aufwand ähnelt dem anderer Aufwendungen für Geschäftsreisen, z. B. Hotel- oder Flugkosten, mit der Ausnahme, dass dieser Aufwand auch arbeitsbedingtes lokales Fahren umfasst. Die Mitarbeiter müssen in der Regel die tatsächlich zurückgelegten Kilometer für Arbeitszwecke nachverfolgen, indem sie die Kilometerstände zwischen den Fahrten nachverfolgen, die ihnen vom Unternehmen erstattet werden.

In der Regel werden Geschäftsreisekosten in einer Tabelle, einem Protokoll oder einem Computerprogramm vermerkt, um die Gesamtkosten für die zurückgelegten Kilometer zu erfassen. Die Mitarbeiter übermitteln dann ihre Meilenkosten an ihren Arbeitgeber. Nicht selten verlangen Arbeitgeber von ihren Arbeitnehmern, dass sie Quittungen aufbewahren, um zu überprüfen, ob das ausgegebene Geld für Benzin bestimmt ist. Dies geschieht in der Regel regelmäßig (wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich), damit die Aufzeichnungen sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen verwaltet werden können.

Da die Gaspreise tendenziell schwanken, haben Arbeitgeber in der Regel eine Gaspreisvergütung pro Meile, die aufgrund einer Reihe von Faktoren tendenziell schwankt. Je nach Unternehmen oder Organisation kann dieser Standardsatz von einer Regierungsbehörde reguliert werden oder nicht. Meilenkosten werden erstattet, indem der tatsächlich zurückgelegte Kilometerstand mit dem zulässigen Dollarbetrag multipliziert wird. Manchmal stellt ein Unternehmen eine Kreditkarte nur für diese Art von Kosten aus, was die Aufzeichnungen auf beiden Seiten viel einfacher macht.

Wenn Mitarbeiter Aufzeichnungen über Kilometerausgaben führen, müssen sie in der Regel Kilometerstände aufzeichnen. Das Unternehmen kann diese Messwerte verifizieren oder nicht, aber manchmal überprüfen Unternehmen sie vor Ort, um ihre Mitarbeiter ehrlich zu halten. Mit Hilfe des Internets ist es möglicherweise nicht mehr so ​​zeitaufwendig wie in der Vergangenheit, Kilometerstände aus verschiedenen Städten, Bundesstaaten oder sogar Ländern herauszufinden.

Neben der Verwaltung der Meilenkosten kann es für den Mitarbeiter auch hilfreich sein, Belege für Autokosten zur Steuerzeit aufzubewahren, wenn bestimmte Abzüge vorgenommen werden können, wenn ein persönliches Auto für geschäftliche Zwecke verwendet wurde. Wenn viel Fahrt benötigt wird, kann auch die Abnutzung des Automobils berücksichtigt werden. Manchmal zahlt ein Arbeitgeber für die Instandhaltung des Autos und erstattet den Mitarbeitern je nach Unternehmensrichtlinien möglicherweise bestimmte Arten von Wartungskosten.