Jakie są koszty przebiegu?
Wydatki na przebieg są zwykle kosztami podróży związanymi z pracą, wynikającymi z korzystania z samochodu osobistego pracownika lub samochodu służbowego, na zakup benzyny. Zwykle pracownicy, którzy podróżują, śledzą przebieg samochodu, aby uzyskać zwrot pieniędzy wydanych na benzynę. Ten rodzaj wydatków jest podobny do innych wydatków związanych z podróżami służbowymi, takich jak hotel lub przelot, z tym wyjątkiem, że koszty te obejmują także lokalną jazdę związaną z pracą. Pracownicy są zwykle zobowiązani do śledzenia faktycznych mil przejechanych w celach służbowych, śledząc odczyty licznika kilometrów między przejazdami, za które są następnie zwracane przez firmę.
Zazwyczaj koszty podróży służbowych są odnotowywane w formie wykresu, dziennika lub programu komputerowego w celu utrzymania bieżącej sumy wydatków na przebieg. Pracownicy następnie przekazują swoje koszty przejazdu swojemu pracodawcy. Dość często pracodawcy wymagają od swoich pracowników pokwitowań w celu sprawdzenia, czy wydane pieniądze zostały przeznaczone na benzynę. Zwykle odbywa się to regularnie - co tydzień, co miesiąc lub co kwartał - dzięki czemu prowadzenie dokumentacji jest możliwe zarówno dla pracownika, jak i firmy.
Ponieważ ceny gazu mają tendencję do wahań, pracodawcy zazwyczaj mają ulgę za stawkę gazu na milę, która zwykle się różni, w zależności od wielu czynników. W zależności od firmy lub organizacji ta standardowa stawka może, ale nie musi być regulowana przez niektóre agencje rządowe. Wydatki na przebieg są zwracane poprzez uwzględnienie faktycznego przebiegu i pomnożenie go przez dozwoloną kwotę w dolarach. Czasami firma wydaje kartę kredytową tylko na tego rodzaju wydatki, co znacznie ułatwia prowadzenie dokumentacji po obu stronach.
Kiedy pracownicy prowadzą ewidencję wydatków na przebieg, zwykle są zobowiązani do rejestrowania odczytów licznika przebiegu. Firma może, ale nie musi, weryfikować te odczyty, ale czasami firmy sprawdzają na miejscu, aby zachować uczciwość swoich pracowników. Z pomocą Internetu ustalenie przebiegu w różnych miastach, stanach, a nawet krajach może nie być tak czasochłonne jak kiedyś.
Oprócz zarządzania wydatkami na przebieg, przechowywanie pokwitowań z tytułu wydatków na samochód może również pomóc pracownikowi w czasie podatkowym, w którym można zastosować pewne potrącenia, jeśli samochód osobisty był używany do celów biznesowych. Jeśli potrzebna jest duża ilość podróży, można również wziąć pod uwagę zużycie samochodu. Czasami pracodawca zapłaci za utrzymanie samochodu i może zwrócić pracownikom określone koszty utrzymania, w zależności od polityki firmy.