Quali sono le spese di chilometraggio?

Le spese di miglia sono generalmente spese di viaggio legate al lavoro, derivanti dall'uso dell'auto personale del dipendente o di un'auto aziendale, per gli acquisti di benzina. Di solito, i dipendenti che viaggiano tengono traccia del chilometraggio automatico, in modo che possano essere rimborsati per i soldi spesi per la benzina. Questo tipo di spesa è simile a quella di altre spese relative a viaggi di lavoro, come hotel o voli, ad eccezione del fatto che tale spesa include anche la guida locale legata al lavoro. I dipendenti sono generalmente tenuti a tenere traccia delle miglia effettive guidate per motivi di lavoro, tenendo traccia delle letture del contachilometri tra i viaggi, per le quali vengono quindi rimborsati dalla società.

Di solito le spese di viaggio per lavoro sono annotate in un grafico, in un registro o in un programma per computer al fine di mantenere un totale parziale delle spese di miglia. I dipendenti inviano quindi le spese di chilometraggio al datore di lavoro. Molto spesso, i datori di lavoro richiedono ai propri lavoratori di conservare le ricevute per verificare che i soldi spesi fossero per la benzina. Questo di solito viene fatto su base regolare - settimanale, mensile o trimestrale - in modo che la tenuta dei registri sia gestibile sia per il dipendente che per l'azienda.

Dato che i prezzi del gas tendono a fluttuare, i datori di lavoro di solito hanno un'indennità per gas per miglio, che tende a variare, in base a una serie di fattori. A seconda dell'azienda o dell'organizzazione, questa tariffa standard può o meno essere regolata da alcune agenzie governative. Le spese di chilometraggio vengono rimborsate prendendo il chilometraggio effettivo determinato e moltiplicandolo per l'importo in dollari consentito. A volte una società emette una carta di credito solo per questo tipo di spesa, il che rende la registrazione molto più semplice da entrambe le parti.

Quando i dipendenti tengono registri per le spese di chilometraggio, di solito sono tenuti a registrare le letture del contachilometri. La società può o meno verificare queste letture, ma a volte le società controllano a posto per mantenere onesti i propri dipendenti. Con l'aiuto di Internet, capire il chilometraggio da diverse città, stati o persino paesi potrebbe non richiedere tanto tempo come in passato.

Oltre a gestire le spese di chilometraggio, il mantenimento delle ricevute per le spese automobilistiche può aiutare il dipendente al momento dell'imposta, quando possono essere prese determinate detrazioni se un'auto personale è stata utilizzata per scopi commerciali. Se è necessaria una grande quantità di viaggio, è possibile prendere in considerazione anche l'usura dell'automobile. A volte un datore di lavoro pagherà per un qualche tipo di manutenzione sulla macchina e può rimborsare ai dipendenti determinati tipi di spese di manutenzione, a seconda della politica aziendale.