Quais são as despesas de quilometragem?
As despesas com milhas são geralmente despesas de viagem relacionadas ao trabalho, decorrentes do uso do carro pessoal do funcionário ou de uma empresa, para compras de gasolina. Geralmente, os funcionários que viajam acompanham sua quilometragem automática, para que possam ser reembolsados pelo dinheiro gasto em gasolina. Esse tipo de despesa é semelhante ao de outras despesas relacionadas a viagens de negócios, como hotel ou passagem aérea, exceto que essa despesa também inclui direção local relacionada ao trabalho. Geralmente, os funcionários devem acompanhar as milhas reais percorridas para fins de trabalho, acompanhando as leituras do odômetro entre as viagens, pelas quais são reembolsadas pela empresa.
Normalmente, as despesas de viagens de negócios são anotadas em um gráfico, registro ou programa de computador para manter um total em execução das despesas de quilometragem. Os funcionários enviam suas despesas de quilometragem ao empregador. Muitas vezes, os empregadores exigem que seus funcionários mantenham recibos para verificar se o dinheiro gasto foi com gasolina. Isso geralmente é feito regularmente - semanalmente, mensalmente ou trimestralmente - para que a manutenção de registros seja gerenciável tanto para o funcionário quanto para a empresa.
Como os preços do gás tendem a flutuar, os empregadores geralmente têm uma tarifa de gás por milha, que tende a variar, com base em vários fatores. Dependendo da empresa ou organização, essa taxa padrão pode ou não ser regulada por alguma agência governamental. As despesas de milhagem são reembolsadas pegando a milhagem real percorrida e multiplicando-a pelo valor em dólar permitido. Às vezes, uma empresa emite um cartão de crédito apenas para esse tipo de despesa, o que torna a manutenção de registros muito mais simples dos dois lados.
Quando os funcionários mantêm registros de despesas de quilometragem, geralmente são solicitados a registrar as leituras do odômetro. A empresa pode ou não verificar essas leituras, mas às vezes as empresas fazem uma verificação para manter seus funcionários honestos. Com a ajuda da internet, calcular a milhagem de diferentes cidades, estados ou até países pode não ser tão demorado quanto no passado.
Além de gerenciar as despesas de quilometragem, manter os recibos de despesas com automóveis também pode ajudar o funcionário na hora do imposto, quando certas deduções podem ser feitas se um carro pessoal for usado para fins comerciais. Se for necessária uma grande quantidade de viagens, o desgaste do automóvel também poderá ser levado em consideração. Às vezes, um empregador paga por algum tipo de manutenção no carro e pode reembolsar os funcionários por certos tipos de despesas de manutenção, dependendo da política da empresa.