Wat zijn dochterboeken?
Dochterboekboeken zijn speciale dagboeken of grootboeken waar de eerste of de oorspronkelijke transactie-invoer plaatsvindt voordat deze op hun respectieve rekeningen wordt geboekt. Ze worden 'dochterboeken' genoemd omdat het afzonderlijke boeken zijn die inkomsten en afschrijvingen in de juiste gebieden categoriseren voordat ze worden toegevoegd aan het hoofdboek. De journaalboeking in de primaire administratie fungeert als een informatiebron voor het opbouwen van specifieke definitieve rekeningen in de boekhouding. De primaire records hebben veel namen die het primaire boek van binnenkomst, boeken van oorspronkelijke binnenkomst, primaire records en vele anderen bevatten die hun functie weergeven.
De meest voorkomende soorten boekhoudkundige boeken omvatten een inkoopboek dat wordt gebruikt om alle gedane kredietaankopen te registreren. Een verkoopboek dat alle creditverkopen toont en een kasboek waarin alle ontvangen en betaalde contanten worden geregistreerd. Een retourboek voor aankopen registreert alle aankopen die zijn geretourneerd aan de leverancier, evenals een retourboek voor verkoop dat alle geretourneerde artikelen aangeeft. Er is ook een boek met ontvangen facturen dat alle betaalde facturen toont, samen met de te betalen facturenboeken die alle betaalde facturen tonen, zoals elektriciteit. De laatste boeken zijn hoofdtijdschriften of dochtermaatschappijen die geen toegang hebben tot minidagboeken.
Er zijn veel voordelen aan het gebruik van verschillende dochterboeken voor verschillende vermeldingen in plaats van ze in slechts één dagboek te hebben. Het eerste voordeel is dat het helpt om de administratie kort te houden - het is onmogelijk om elke afzonderlijke transactie in het grootboek te beheren wanneer deze zich voordoet.
Een ander voordeel van het gebruik van de dochterboekboeken maakt het gemakkelijk om transacties te volgen en voorkomt de rommel die zou optreden als alle verschillende informatie op één plaats zou zijn. De gescheiden informatie bewaart de noodzaak om uitgebreide details van de transactie te geven en maakt toekomstige referenties gemakkelijk en eenvoudig. De primaire records zijn geclassificeerd volgens de aard van de transacties.
Het derde voordeel is dat de dochterboeken fraudegevallen verminderen. De journaalboekingen worden in chronologische volgorde gedaan, wat betekent dat de datums op elkaar volgen en dat het gedetailleerde boekingen naar andere accounts betreft. Wat dit betekent is dat het bijna onmogelijk is om alle betrokken boeken te manipuleren, maar als het wordt gedaan, is de detectie vrij eenvoudig.
De boeking in de primaire administratie kan worden toegewezen aan verschillende boekhoudkundige bedienden, dus het is nauwkeurig en sneller tijdens de verwerkingsfase van de boekhouding. Elke bediende speelt zijn rol en geeft de records aan anderen voor verdere verwerking en afstemming. Dit elimineert ook de kansen van fraude binnen de bedrijven. Er is meer dan één bediende nodig om fraude te plegen en te verbergen.
Ten slotte geven de primaire records afzonderlijke transacties van vergelijkbare aard aan, dus elke benodigde analyse wordt handig gemaakt. Dit bespaart tijd en vele andere bronnen. De nauwkeurigheid van de records wordt ook aanzienlijk verbeterd, want ze spelen een grote rol bij het bepalen van de financiële gezondheid van individuele bedrijven.