Que sont les livres auxiliaires?
Les livres auxiliaires sont des journaux spéciaux ou des grands livres où les premières écritures, ou les écritures originales, sont effectuées avant d'être enregistrées dans leurs comptes respectifs. Ils sont considérés comme des livres auxiliaires car ils sont des livres séparés qui classent les revenus et les débits dans leurs zones respectives avant de les ajouter au livre principal ou aux livres principaux. L'écriture de journal effectuée dans les enregistrements principaux sert de source d'informations à utiliser pour créer des comptes finaux spécifiques dans la comptabilité. Les enregistrements primaires portent de nombreux noms, notamment livre de saisie principal, livres de saisie d'origine, enregistrements primaires et de nombreux autres décrivant leur fonction.
Les types les plus courants de livres comptables auxiliaires comprennent un livre d’achats qui sert à enregistrer tous les achats à crédit effectués. Un livre de vente qui montre toutes les ventes à crédit et un livre de caisse qui enregistre tout l'argent reçu et payé. Un carnet de retour des achats enregistre tous les achats retournés au fournisseur, ainsi qu'un carnet de retour des ventes indiquant tous les articles vendus qui ont été retournés. Il y a aussi un livre de factures reçues qui montre toutes les factures payées, ainsi que les livres de factures payables qui montrent toutes les factures payées telles que l'électricité. Les derniers livres sont des revues principales ou des livres auxiliaires de revues proprement dites, qui ne nécessitent pas l'entrée dans des mini-revues.
Il existe de nombreux avantages à utiliser différents livres auxiliaires pour différentes entrées plutôt que de les avoir dans un seul journal. Le premier avantage est que cela aide à garder les dossiers brefs - il est impossible de gérer chaque transaction dans le grand livre principal lorsqu'elle survient.
L'utilisation des livres de comptabilité auxiliaires présente un autre avantage: il est facile de suivre les transactions et d'éviter l'encombrement qui se produirait si toutes les informations différentes se trouvaient au même endroit. Les informations séparées évitent d'avoir à donner des détails étendus sur la transaction et rendent les références futures faciles et simples. Les enregistrements primaires sont classés en fonction de la nature des transactions.
Le troisième avantage est que les livres auxiliaires réduisent les cas de fraude. Les écritures au journal sont effectuées dans un ordre chronologique, ce qui signifie que les dates se suivent et que cela implique des écritures détaillées sur d'autres comptes. Cela signifie qu'il est presque impossible de manipuler tous les livres impliqués, mais si cela est fait, la détection est assez simple.
L'enregistrement dans les enregistrements principaux peut être attribué à différents commis comptables. Il est donc précis et rapide lors de la phase de traitement de la comptabilité. Chaque employé joue son rôle et donne les documents aux autres pour un traitement ultérieur et un rapprochement. Cela aussi élimine les possibilités de fraude au sein des entreprises. Il faudrait plus d’un employé pour commettre une fraude et la dissimuler.
Enfin, les enregistrements primaires indiquent des transactions séparées de natures similaires, ainsi toute analyse nécessaire est facilitée. Cela économise du temps et de nombreuses autres ressources. L’exactitude des documents est également considérablement améliorée car ils jouent un grand rôle dans la détermination de la santé financière de chaque entreprise.