Co jsou pomocné knihy?
Pomocné knihy jsou speciální časopisy nebo knihy, kde první nebo původní transakční zápisy jsou provedeny před zaúčtováním na jejich příslušné účty. Jsou označovány jako dceřiné knihy, protože se jedná o oddělené knihy, které rozdělují příjmy a výdaje na vrub své vlastní oblasti před tím, než jsou přidány do zásad nebo hlavních knih. Zápis deníku provedený v primárních záznamech slouží jako zdroj informací, které mají být použity při vytváření konkrétních konečných účtů v účetnictví. Primární záznamy mají mnoho jmen, které zahrnují hlavní knihu vstupu, knihy původního záznamu, primární záznamy a mnoho dalších, které zobrazují jejich funkci.
Mezi nejběžnější typy účetních knih dceřiných společností patří kniha nákupů, která se používá k zaznamenávání všech uskutečněných nákupů úvěrů. Prodejní kniha, která zobrazuje všechny prodeje úvěrů a pokladní kniha, která zaznamenává všechny přijaté a zaplacené peníze. Vratná kniha nákupů zaznamenává všechny nákupy, které byly vráceny dodavateli, stejně jako kniha návratek prodejů, která uvádí všechny vrácené prodané položky. K dispozici je také poukázka přijatá kniha, která ukazuje všechny zaplacené účty, spolu s účty splatné účty, které ukazují všechny zaplacené účty, jako je elektřina. Konečné knihy jsou hlavní deníky nebo deníkové knihy, které nevyžadují zápis do mini deníků.
Existuje mnoho výhod použití různých dceřiných knih pro různé položky, než aby byly pouze v jednom deníku. První výhoda spočívá v tom, že pomáhá udržovat záznamy krátké - je nemožné spravovat každou jednotlivou transakci v hlavní knize, jakmile nastane.
Další výhoda použití dceřiných účetních knih usnadňuje sledování transakcí a vyhýbá se rušení, ke kterému by došlo, kdyby byly všechny různé informace na jednom místě. Oddělená informace šetří potřebu poskytovat rozšířené podrobnosti o transakci a usnadňuje a zjednodušuje budoucí reference. Primární záznamy jsou klasifikovány podle povahy transakcí.
Třetí výhodou je, že dceřiné knihy snižují počet podvodů. Záznamy v deníku se provádějí v chronologickém pořadí, což znamená, že data následují po sobě, a zahrnuje podrobné účtování na jiné účty. To znamená, že je téměř nemožné manipulovat se všemi zúčastněnými knihami, ale pokud se tak stane, je detekce poměrně jednoduchá.
Účtování v primárních záznamech lze přiřadit různým účetním úředníkům, takže je přesné a rychlejší během fáze zpracování účetnictví. Každý úředník hraje svou roli a dává záznamy ostatním k dalšímu zpracování a usmíření. To také eliminuje možnosti podvodů v podnicích. Úspěšného spáchání podvodu a jeho skrytí by vyžadovalo více než jednoho úředníka.
Nakonec primární záznamy označují samostatné transakce podobné povahy, takže jakákoli potřebná analýza je provedena pohodlně. To šetří čas a mnoho dalších zdrojů. Přesnost záznamů je také výrazně posílena, protože hrají velkou roli při určování finančního zdraví jednotlivé společnosti.