Co to są książki pomocnicze?

Księgi pomocnicze to specjalne czasopisma lub księgi rachunkowe, w których dokonywane są pierwsze lub oryginalne wpisy transakcji przed zaksięgowaniem na odpowiednich kontach. Są one nazywane książkami pomocniczymi, ponieważ są oddzielnymi książkami, które kategoryzują przychody i obciążenia w odpowiednich obszarach, zanim zostaną dodane do zasadniczych lub głównych ksiąg. Wpis do dziennika dokonany w dokumentacji pierwotnej działa jako źródło informacji, które mają być wykorzystane przy budowaniu określonych rachunków końcowych w księgowości. Główne rekordy mają wiele nazw, które obejmują pierwszą księgę pozycji, książki oryginalnej pozycji, rekordy podstawowe i wiele innych, które przedstawiają ich funkcje.

Najpopularniejsze rodzaje ksiąg pomocniczych obejmują księgę zakupów, która służy do rejestrowania wszystkich dokonanych zakupów kredytowych. Książka sprzedaży, która pokazuje całą sprzedaż kredytów oraz książka gotówkowa, która rejestruje wszystkie otrzymane i zapłacone środki pieniężne. Książka zwrotów zakupów rejestruje wszystkie zakupy zwrócone do dostawcy, a także książkę zwrotów sprzedaży, która zawiera wszystkie zwrócone towary. Istnieje również książka otrzymana rachunki, która pokazuje wszystkie zapłacone rachunki, a także książki rachunki do zapłaty, które pokazują wszystkie zapłacone rachunki, takie jak prąd. Końcowymi książkami są czasopisma główne lub odpowiednie dzienniki pomocnicze, które nie wymagają wejścia do mini czasopism.

Istnieje wiele zalet używania różnych książek pomocniczych dla różnych pozycji zamiast posiadania ich tylko w jednym dzienniku. Pierwszą zaletą jest to, że pomaga w utrzymywaniu krótkich rejestrów - niemożliwe jest zarządzanie każdą pojedynczą transakcją w głównej księdze, gdy się pojawi.

Kolejna zaleta korzystania z dodatkowych ksiąg rachunkowych ułatwia śledzenie transakcji i pozwala uniknąć bałaganu, który mógłby wystąpić, gdyby wszystkie różne informacje były w jednym miejscu. Oddzielone informacje oszczędzają potrzeby podawania szczegółowych informacji o transakcji i sprawiają, że przyszłe referencje są łatwe i proste. Dane pierwotne są klasyfikowane zgodnie z charakterem transakcji.

Trzecią zaletą jest to, że księgi pomocnicze ograniczają przypadki oszustw. Wpisy do dziennika są wykonywane w kolejności chronologicznej, co oznacza, że ​​daty następują po sobie i obejmuje szczegółowe księgowanie na innych kontach. Oznacza to, że manipulowanie wszystkimi zaangażowanymi książkami jest prawie niemożliwe, ale jeśli zostanie to zrobione, wykrycie jest dość proste.

Księgowanie w ewidencji pierwotnej można przypisać do różnych pracowników księgowych, dzięki czemu jest ono dokładne i szybsze na etapie przetwarzania rachunkowości. Każdy urzędnik odgrywa swoją rolę i przekazuje rekordy innym do dalszego przetwarzania i pojednania. To także eliminuje możliwości oszustw w przedsiębiorstwach. Skuteczne popełnienie oszustwa i ukrycie go zajęłoby więcej niż jednego urzędnika.

Wreszcie, główne rekordy wskazują oddzielne transakcje o podobnej naturze, dlatego każda potrzebna analiza jest wygodna. Oszczędza to czas i wiele innych zasobów. Znacząco poprawiono również dokładność zapisów, ponieważ odgrywają one dużą rolę w określaniu kondycji finansowej poszczególnych przedsiębiorstw.