Wat zijn de verschillende methoden voor het posten naar grootboeken?

Boeken naar grootboeken is de boekhoudactiviteit waarbij accountants zakelijke transacties registreren in de financiële boeken van een bedrijf. In werkelijkheid zijn er niet veel verschillende manieren om boekhoudkundige transacties te boeken. Alle methoden doen in wezen hetzelfde, hoewel het geschreven formaat een beetje anders kan zijn. Het gebruik van elektronische boekhoudsoftware heeft vaak verschillende methoden om te posten naar grootboeken, hoewel het grootste verschil ligt in hoe een accountant het doet en niet in het eindresultaat. Nauwkeurige boekhoudkundige transacties zijn een van de belangrijkste backbones van een boekhoudinformatiesysteem.

De klassieke methode voor het posten naar grootboeken is om een ​​handgeschreven journaalboeking te maken. In alle journaalposten staan ​​debetbetalingen eerst - bovenaan de invoer - met credits op de tweede plaats. De journaalboeking heeft een datum, rekeningnummer en naam nodig voor zowel de debet- als de kredietregels en een dollarcijfer voor elke debet en credit. Een korte beschrijving gaat onder de laatste kredietlimiet van de invoer. Eenmaal op zichzelf geschreven, werkt een accountant elke rekening bij voor de dollarbedragen in de boeking en schrijft hij de boeking in een handmatig boekhoudsysteem met de hand.

Handmatige boekhoudsystemen zijn vaak vervelend om bij te werken bij het posten naar grootboeken. Traditioneel zou een bedrijf veel verschillende papieren grootboeken en tijdschriften in het systeem hebben. Accountants zouden de nodige boeken moeten vinden en vervolgens de vermelding op een duidelijke en nauwkeurige manier moeten schrijven. Tegenwoordig kan een handmatig boekhoudsysteem verwijzen naar een reeks spreadsheets die geen enkel gegevensinvoerpunt hebben, zoals boekhoudsoftware. Spreadsheets kunnen ook moeilijk handmatig te onderhouden zijn.

Het gebruik van boekhoudsoftware om de boeken van een bedrijf bij te houden, lijkt misschien gemakkelijker te onderhouden bij het posten naar grootboeken. Een journaalboekingsscherm is beschikbaar voor de meeste systemen en vereist dezelfde basisinformatie als een handmatige journaalboeking, de datum, het rekeningnummer en de naam voor zowel de debet- als de kredietregels en een dollarcijfer voor elke debet en credit. Een belangrijk probleem komt echter van onjuiste gegevens die in het boekhoudsysteem zijn ingevoerd. Er zijn geen fysieke grootboeken of journaals, dus fouten moeten elektronisch worden gevolgd en gecorrigeerd met behulp van het systeem. In veel gevallen is er geen eenvoudige wis- en herschrijfprocedure, waardoor grote correcties moeilijk te voltooien kunnen zijn.

De meeste boekhoudsystemen werken op een eeuwigdurende methode. Elke boekhoudkundige transactie gaat naar de dagboeken en grootboeken wanneer deze zich voordoen. Posten naar de grootboeken is daarom een ​​van de meest voorkomende boekhoudtaken. Grote organisaties kunnen honderden - zelfs duizenden - maandelijkse transacties hebben. Interne controles moeten aanwezig zijn om ervoor te zorgen dat nauwkeurige en relevante transacties tijdig worden geregistreerd.