Was sind die verschiedenen Methoden zum Buchen in Ledger?
Die Buchung in ein Hauptbuch ist die Buchhaltungstätigkeit, bei der Buchhalter Geschäftsvorfälle in den Finanzbüchern eines Unternehmens erfassen. In der Realität gibt es nicht viele verschiedene Möglichkeiten, Buchhaltungstransaktionen zu buchen. Alle Methoden machen im Wesentlichen das gleiche, obwohl das geschriebene Format ein bisschen anders sein kann. Bei der Verwendung von Software für die elektronische Buchhaltung gibt es häufig unterschiedliche Methoden für die Buchung in Hauptbüchern. Der größte Unterschied besteht jedoch darin, wie ein Buchhalter dies tut und nicht im Endergebnis. Genaue Buchhaltungstransaktionen sind eines der wichtigsten Rückgrate eines Buchhaltungsinformationssystems.
Die klassische Methode zum Buchen in Ledger ist das Erstellen einer handschriftlichen Journalbuchung. In allen Journaleinträgen stehen Belastungen an erster Stelle - am Anfang des Eintrags - und Gutschriften an zweiter Stelle. Der Journaleintrag benötigt ein Datum, eine Kontonummer und einen Namen für die Debit- und Kreditlinien sowie eine Dollarzahl für jede Debit- und Kreditlinie. Eine kurze Beschreibung steht unter dem letzten Kreditrahmen des Eintrags. Einmal selbst geschrieben, aktualisiert ein Buchhalter jedes Konto für die Dollarbeträge in dem Eintrag und schreibt den Eintrag in die Buchhaltungsbücher in einem manuellen Buchhaltungssystem von Hand.
Manuelle Buchhaltungssysteme sind oft mühsam zu aktualisieren, wenn sie in Ledger gebucht werden. Traditionell hat ein Unternehmen viele verschiedene Papierbücher und -journale im System. Die Buchhalter müssten die notwendigen Bücher finden und dann den Eintrag in jede auf eine klare und genaue Weise schreiben. Heutzutage kann ein manuelles Abrechnungssystem auf eine Reihe von Kalkulationstabellen verweisen, die keinen einzigen Dateneingabepunkt haben, wie beispielsweise Abrechnungssoftware. Es kann auch schwierig sein, Tabellen manuell zu pflegen.
Die Verwendung von Buchhaltungssoftware zum Verwalten der Bücher eines Unternehmens scheint möglicherweise einfacher zu sein, wenn Buchungen in Hauptbüchern gebucht werden. Ein Journalerfassungsbildschirm ist für die meisten Systeme verfügbar und erfordert die gleichen grundlegenden Informationen wie eine manuelle Journalerfassung, das Datum, die Kontonummer und den Namen für die Debit- und Kreditlinien sowie eine Dollarzahl für jede Debit- und Kreditlinie. Ein Hauptproblem sind jedoch ungenaue Daten, die in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Es gibt keine physischen Bücher oder Journale, daher müssen Fehler elektronisch verfolgt und mithilfe des Systems korrigiert werden. In vielen Fällen gibt es keine einfache Lösch- und Überschreibprozedur, was es schwierig macht, größere Korrekturen durchzuführen.
Die meisten Buchhaltungssysteme arbeiten nach einer unbefristeten Methode. Jede Buchhaltungstransaktion wird bei ihrem Auftreten in die Journale und Ledger geschrieben. Das Buchen in den Ledgern ist daher eine der häufigsten Buchhaltungsaufgaben. Große Unternehmen können Hunderte oder sogar Tausende monatlicher Transaktionen durchführen. Interne Kontrollen müssen vorhanden sein, um sicherzustellen, dass korrekte und relevante Transaktionen rechtzeitig erfasst werden.