Vilka är de olika metoderna för att publicera till Ledgers?
Posting to Ledgers är redovisningsaktiviteten där revisorer registrerar affärstransaktioner i ett företags finansiella böcker. I verkligheten finns det inte många olika sätt att publicera redovisningstransaktioner. Alla metoder gör i huvudsak samma sak, även om det skriftliga formatet kan vara lite annorlunda. Användningen av elektronisk redovisningsprogramvara har ofta olika metoder för att publicera till bokar, även om den största skillnaden ligger i hur en revisor gör det och inte i slutresultatet. Exakta redovisningstransaktioner är en av de viktigaste ryggraden i ett redovisningsinformationssystem.
Den klassiska metoden för att publicera till Ledgers är att skapa en handskriven journalpost. I alla journalposter kommer debiterna först - högst upp i posten - med krediter som kommer på andra plats. Journalposten behöver ett datum, kontonummer och namn för både debet- och kreditlinjerna och en dollar -siffra för varje debitering och kredit. En kort beskrivning går under den sista kreditgränsen på posten. Once Skrivet på egen hand, en revisor uppdaterar varje konto för dollarbeloppen i posten och handskriver posten i bokföringsböckerna i ett manuellt redovisningssystem.
manuella redovisningssystem är ofta tråkiga att uppdatera när du publicerar till bokar. Traditionellt skulle ett företag ha många olika pappersbokar och tidskrifter i systemet. Revisorer måste hitta de nödvändiga böckerna och sedan skriva inträde i var och en på ett tydligt och korrekt sätt. Idag kan ett manuellt bokföringssystem hänvisa till en serie kalkylblad som inte har någon enda datainmatningspunkt, som bokföringsprogramvara. Kalkylblad kan också vara svåra att underhålla manuellt.
Att använda bokföringsprogramvara för att underhålla ett företags böcker kan verka lättare att underhålla när du lägger ut till bokar. En journalinmatningsskärm är tillgänglig för de flesta system och kräver samma grundläggande information som en manuell journalpost, datumet, kontonummer och namn för både debiterings- och kreditlinjerna och en dollar -siffra för varje debitering och kredit. En viktig fråga kommer emellertid från felaktiga uppgifter som anges i redovisningssystemet. Inga fysiska bokar eller tidskrifter finns, så fel måste spåras elektroniskt och korrigeras med systemet. Det finns inget enkelt raderings- och omskrivningsförfarande i många fall, vilket kan göra stora korrigeringar svåra att slutföra.
De flesta redovisningssystem fungerar på en evig metod. Varje redovisningstransaktion går in i tidskrifterna och bokarna när de inträffar. Postning till bokarna är därför en av de vanligaste redovisningsuppgifterna. Stora organisationer kan ha hundratals - till och med tusentals - av månatliga transaktioner. Interna kontroller måste vara på plats för att säkerställa att korrekta och relevanta transaktioner registreras i rätt tid.