Quelles sont les différentes méthodes de comptabilisation dans les grands livres?
La comptabilisation dans les grands livres est l'activité comptable dans laquelle les comptables enregistrent les transactions commerciales dans les livres financiers d'une entreprise. En réalité, il n’existe pas beaucoup de façons différentes d’enregistrer des transactions comptables. Toutes les méthodes font essentiellement la même chose, bien que le format écrit puisse être un peu différent. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité électronique utilise souvent différentes méthodes de comptabilisation dans les grands livres, bien que la différence majeure réside dans la manière dont le comptable le fait et non dans le résultat final. Les transactions comptables précises constituent l’un des principaux piliers d’un système d’information comptable.
La méthode classique de comptabilisation dans les grands livres consiste à créer une écriture au journal manuscrite. Dans toutes les entrées de journal, les débits viennent en premier - en haut de l'entrée - avec les crédits en second. L'écriture de journal a besoin d'une date, d'un numéro de compte et d'un nom pour les lignes de débit et de crédit, ainsi que d'un montant en dollars pour chaque débit et chaque crédit. Une brève description se situe sous la dernière ligne de crédit de l'entrée. Une fois écrit seul, un comptable met à jour chaque compte pour les montants en dollars de l'écriture, en écrivant à la main l'écriture dans les livres de comptabilité dans un système de comptabilité manuelle.
Les systèmes de comptabilité manuelle sont souvent fastidieux à mettre à jour lors de la comptabilisation dans les grands livres. Traditionnellement, une entreprise aurait de nombreux journaux et journaux papier différents dans le système. Les comptables devraient trouver les livres nécessaires, puis écrire l’entrée dans chacun d’eux de manière claire et précise. Aujourd'hui, un système de comptabilité manuelle peut faire référence à une série de feuilles de calcul qui n'ont pas de point de saisie de données unique, à l'instar d'un logiciel de comptabilité. Les feuilles de calcul peuvent également être difficiles à gérer manuellement.
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité pour tenir les livres d'une entreprise peut sembler plus facile à gérer lors de la comptabilisation dans les grands livres. Un écran de saisie de journal est disponible pour la plupart des systèmes et requiert les mêmes informations de base qu'une entrée de journal manuelle, la date, le numéro de compte et le nom des lignes de débit et de crédit, ainsi qu'un montant en dollars pour chaque débit et chaque crédit. Un problème majeur provient toutefois de données inexactes saisies dans le système comptable. Il n'existe pas de grand livre ni de journal physique. Par conséquent, les erreurs doivent être suivies électroniquement et corrigées à l'aide du système. Il n’existe pas de procédure simple d’effacement et de réécriture dans de nombreux cas, ce qui peut rendre les corrections majeures difficiles à effectuer.
La plupart des systèmes de comptabilité fonctionnent sur une méthode perpétuelle. Chaque transaction comptable est enregistrée dans les journaux et les grands livres au fur et à mesure de leur exécution. L'enregistrement dans les grands livres est donc l'une des tâches comptables les plus courantes. Les grandes organisations peuvent avoir des centaines voire des milliers de transactions mensuelles. Des contrôles internes doivent être en place pour garantir que les transactions exactes et pertinentes sont enregistrées en temps voulu.