Quais são os diferentes métodos de postagem em livros contábeis?
O lançamento em livros contábeis é a atividade contábil em que os contabilistas registram transações comerciais nos livros financeiros de uma empresa. Na realidade, não existem muitas maneiras diferentes de lançar transações contábeis. Todos os métodos fazem essencialmente a mesma coisa, embora o formato escrito possa ser um pouco diferente. O uso do software de contabilidade eletrônica geralmente possui métodos diferentes de lançamento em livros contábeis, embora a maior diferença esteja na maneira como o contador o faz e não no resultado final. As transações contábeis precisas são uma das principais espinhas dorsais de um sistema de informações contábeis.
O método clássico de postagem em livros contábeis é criar uma entrada de diário manuscrita. Em todos os lançamentos contábeis manuais, os débitos vêm em primeiro lugar - na parte superior da entrada - com os créditos em segundo. O lançamento no diário precisa de uma data, número da conta e nome para as linhas de débito e crédito e um valor em dólar para cada débito e crédito. Uma breve descrição fica abaixo da última linha de crédito da entrada. Uma vez escrito por conta própria, um contador atualiza cada conta para os valores em dólares da entrada, escrevendo a entrada nos livros contábeis em um sistema contábil manual.
Os sistemas de contabilidade manual geralmente são tediosos para atualizar quando lançados em livros contábeis. Tradicionalmente, uma empresa teria muitos livros e diários de papel diferentes no sistema. Os contadores teriam que encontrar os livros necessários e depois escrever a entrada em cada um de maneira clara e precisa. Hoje, um sistema de contabilidade manual pode se referir a uma série de planilhas que não possuem um único ponto de entrada de dados, como o software de contabilidade. As planilhas também podem ser difíceis de manter manualmente.
Usar o software de contabilidade para manter os livros de uma empresa pode parecer mais fácil de manter ao publicar nos livros. Uma tela de lançamento contábil manual está disponível para a maioria dos sistemas e requer as mesmas informações básicas que um lançamento contábil manual manual, a data, o número da conta e o nome das linhas de débito e crédito e um valor em dólar para cada débito e crédito. Uma questão importante, no entanto, vem dos dados imprecisos inseridos no sistema contábil. Não existem livros ou diários físicos; portanto, os erros devem ser rastreados eletronicamente e corrigidos usando o sistema. Em muitos casos, não existe um procedimento simples de apagar e reescrever, o que pode dificultar as principais correções.
A maioria dos sistemas de contabilidade trabalha com um método perpétuo. Cada transação contábil entra nos diários e livros contábeis à medida que ocorrem. O lançamento nos livros contábeis, portanto, é uma das tarefas contábeis mais comuns. As grandes organizações podem ter centenas - até milhares - de transações mensais. Os controles internos devem estar em vigor para garantir que as transações precisas e relevantes sejam registradas em tempo hábil.