Hvad er de forskellige metoder til udstationering til hovedbøger?
Udstationering til hovedbøger er den regnskabsmæssige aktivitet, hvor regnskabsfolk registrerer forretningstransaktioner i et selskabs finansielle bøger. I virkeligheden er der ikke mange forskellige måder at bogføre transaktioner på. Alle metoder gør i det væsentlige den samme ting, skønt det skriftlige format kan være lidt anderledes. Brugen af elektronisk regnskabssoftware har ofte forskellige metoder til bogføring til hovedbøger, skønt den største forskel ligger i, hvordan en revisor gør det og ikke i slutresultatet. Nøjagtige regnskabstransaktioner er en af de vigtigste rygrader i et regnskabsinformationssystem.
Den klassiske metode til bogføring til hovedbøger er at oprette en håndskrevet journalpost. I alle bilagsregistreringer kommer debits først - øverst på posten - med kreditter næste nummer to. Dagbogsposten har brug for en dato, kontonummer og navn på både debet- og kreditlinjer og et dollartal for hver debet og kredit. En kort beskrivelse går under den sidste kreditlinje på posten. Når den er skrevet på egen hånd, opdaterer en revisor hver konto for dollarbeløbene i posten og håndskriver posten i regnskabsbøgerne i et manuelt regnskabssystem.
Manuelle regnskabssystemer er ofte kedelige at opdatere, når de bogføres til hovedbøger. Traditionelt vil en virksomhed have mange forskellige papirbøger og tidsskrifter i systemet. Revisorer skulle finde de nødvendige bøger og derefter skrive indtastningen til hver enkelt på en klar og præcis måde. I dag kan et manuelt regnskabssystem henvise til en række regneark, der ikke har et enkelt dataindgangspunkt, f.eks. Regnskabssoftware. Regneark kan også være vanskeligt at vedligeholde manuelt.
Brug af regnskabssoftware til at vedligeholde en virksomheds bøger kan synes lettere at vedligeholde, når du bogfører til hovedbøger. En skærmbog for journalindtastning er tilgængelig for de fleste systemer og kræver de samme grundlæggende oplysninger som en manuel journalpost, dato, kontonummer og navn på både debet- og kreditlinjer og et dollartal for hver debet og kredit. Et stort problem kommer dog fra unøjagtige data, der er indtastet i regnskabssystemet. Der findes ingen fysiske hovedbøger eller tidsskrifter, så fejl skal spores elektronisk og rettes ved hjælp af systemet. Der er ingen enkel sletning og omskrivningsprocedure i mange tilfælde, hvilket kan gøre store korrektioner vanskelige at gennemføre.
De fleste regnskabssystemer fungerer efter en evig metode. Hver regnskabstransaktion indgår i tidsskrifter og hovedbøger, når de forekommer. Afsendelse til hovedbøgerne er derfor en af de mest almindelige regnskabsopgaver. Store organisationer kan have hundreder - endda tusinder - månedlige transaktioner. Intern kontrol skal være på plads for at sikre, at nøjagtige og relevante transaktioner registreres rettidigt.